¿Cómo crear tareas sobre un documento?

Athento permite la creación de tareas de distinto tipo sobre un documento, usando una única automatización. 

Utiliza para ello la operación:

op_create_tasks_with_several_task_types

Tipos de tareas

Los tipos de tareas son plantillas de tareas. Estas incluyen configuraciones que heredarán las tareas que se creen a partir de ellas.

Puedes acceder a los tipos de tareas desde la administración avanzada, desde Workflowtasks >> Document workflow task types.

¿Qué configuraciones puedo definir en un tipo de tarea?

• Name: nombre interno de la tarea.    
• Label: nombre que se mostrará en el modal de tareas al usuario final.
• Label for close: nombre del botón para completar las tareas.
• Label for cancel: nombre del botón para cancelar las tareas
• Required: indica las tareas de este tipo serán requeridas.
• Description: descripción de la actividad que el usuario tendrá que realizar en una tarea de este tipo.
• Actor: usuario que tiene que realizar la tarea.
• Group actors: grupo de actores a los que se asignarán las tareas de este tipo.
• Tasks to create when finished: al completar las tareas de este tipo, se crearán de forma automática las tareas del tipo seleccionado en este campo.
• Operations on completed: operaciones que se ejecutarán cuando se complete una tarea de este tipo.
• Assignment notification template: plantilla de la notificación que se enviará en el momento de asignación de una tarea.
• Closing notification template: plantilla de la notificación que se envirá cuando la tarea sea completada. 
• Required metadata types: campos que son obligatorios para que se puedan cerrar las tareas de este tipo.

Instalar la operación para la creación de tareas

Puedes instalar el automatismo desde el espacio en el que lo quieras utilizar.

Haz clic en el botón "Instalar".

Configurar la operación para la creación de tareas

Una vez instalada, configura sus parámetros:

• Tipos de tareas: Múltiple. Parámetro obligatorio. Aquí debes poner los workflow tasks type a partir de los cuales quieres crear tareas.

• Campo con grupos de actores de tareas. Tarea por cada grupo: Campo choice/multichoice con subtipo grupos que recoge los grupos actores de las tareas. Se creará una tarea para cada grupo por cada tipo de tarea.

• Campo con grupos de actores de tareas. Tarea por cada usuario: Campo choice/multichoice con subtipo grupos que recoge los grupos actores de las tareas. Se creará una tarea para cada usuario de cada grupo por cada tipo de tarea.

• Campo con actores de tareas: Campo choice/multichoice con subtipo usuarios que recoge los usuarios actores de las tareas. Se creará una tarea para cada uno de ellos por cada tipo de tarea.

• Grupos de actores de tareas. Tarea por cada grupo: Grupos de actores. Para estos grupos se creará una tarea para cada uno de ellos por cada tipo de tarea. Parámetro de selección múltiple de grupos.

• Grupos de actores de tareas. Tarea por cada usuario: Grupos de actores. Para estos grupos se creará una tarea para cada usuario de los grupos por cada tipo de tarea. Si un usuario está en más de un grupo de los seleccionados, se creará únicamente 1 tarea. Parámetro de selección múltiple de grupos.

• Actores de tareas: Actores de la tarea. Se creará una tarea para cada usuario seleccionado por cada tipo de tarea. Parámetro de selección múltiple de usuarios.

*Nota: Si no se configura ningún parámetro en la operación referente a los usuarios o grupos a los cuales se le asignarán las tareas, se usará el "actor" o "grupo actor" configurado en el tipo de tarea correspondiente.

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