¿Cómo notificar usuarios al crear y completar tareas?

Para notificar usuarios cuando se crea una tarea o cuando se completan, debes usar los Workflow Task Type o Tipos de Tareas. 

Tipos de tareas o Workflow Task Type

Los tipos de tareas son plantillas de tareas. Estas incluyen configuraciones que heredarán las tareas que se creen a partir de ellas.

Puedes acceder a los tipos de tareas desde la administración avanzada, desde Workflowtasks >> Document workflow task types.

¿Qué configuraciones puedo definir en un tipo de tarea?

• Name: nombre interno de la tarea.    
• Label: nombre que se mostrará en el modal de tareas al usuario final.
• Label for close: nombre del botón para completar las tareas.
• Label for cancel: nombre del botón para cancelar las tareas
• Required: indica las tareas de este tipo serán requeridas.
• Description: descripción de la actividad que el usuario tendrá que realizar en una tarea de este tipo.
• Actor: usuario que tiene que realizar la tarea.
• Group actors: grupo de actores a los que se asignarán las tareas de este tipo.
• Tasks to create when finished: al completar las tareas de este tipo, se crearán de forma automática las tareas del tipo seleccionado en este campo.
• Operations on completed: operaciones que se ejecutarán cuando se complete una tarea de este tipo.
• Assignment notification template: plantilla de la notificación que se enviará en el momento de asignación de una tarea.
• Closing notification template: plantilla de la notificación que se envirá cuando la tarea sea completada. 
• Required metadata types: campos que son obligatorios para que se puedan cerrar las tareas de este tipo.

Notificaciones de tareas

Cuando se crea una tarea, Athento permite notificar al usuario que debe realizar la tarea vía correo electrónico. Athento también permite avisar al usuario que creó la tarea cuando esta haya sido completada.

Para activar estas notificaciones, se debe asociar una template a la notificación que se quiera enviar. A continuación veremos en detalle los dos tipos de notificaciones.

Notificación de apertura o creación de la tarea

Utiliza el campo Assignment notification template para seleccionar la template que se enviará en la notificación a los usuarios a los que se les ha asignado una tarea.

Notificación de cierre de la tarea

Utiliza el campo Closing notification template, para indicar la template que se usará para notificar al usuario que ha creado una tarea cuando esta se cierre. El usuario que crea la tarea es aquel que ejecutad la operación de creación de tareas.