¿Por qué tengo un límite de número de documentos si mi plan incluye una cuota de almacenamiento que puedo ampliar?

Almacenamiento ofertado con los planes de Athento

La capacidad de almacenamiento de tu plan y cualquier almacenamiento extra que contrates, te permite disfrutar de un servicio que incluye:

• El coste a nivel de infraestructura que permite guardar, conservar, consultar o actualizar los binarios originales que subas a Athento, así como sus versiones posteriores.
• El servicio de mantenimiento de dicha infraestructura.
• El servicio de copias de seguridad del repositorio, que en planes superiores al Standard se realizan por triplicado.
• El coste de la gestión de la seguridad y contingencia para que tus binarios estén disponibles o puedan ser recuperados aún tras eventos catastróficos.
• El coste de la encriptación del repositorio en planes Enterprise.

¿Por qué tengo además un número máximo de documentos soportados en mi plan?

Athento no sólo almacena los binarios o archivos digitales de tu compañía. Athento almacena también información que describe esos binarios y todo lo que ocurre a lo largo de su ciclo de vida. Algunos clientes de Athento almacenan registros que pueden no tener asociado un archivo digital como contenido. 

Por cada documento o registro en el sistema Athento tiene que guardar información como:

• Valores de campos
• Valores de características del documento
• Comentarios sobre el documento
• Información de firmas
• Información de versiones del documento
• Valores sobre las relaciones del documento y su localización dentro del sistema.
• Auditoria sobre los cambios en valores de campos
• Auditoría sobre los accesos a un documento
• Auditoría sobre los envíos del documento
• Auditoría sobre la captura del documento
• Auditoria e información sobre procesamiento, ciclos de vida, etc.

La información almacenada y gestionada por Athento crece de manera exponencial con el número de documentos o registros que almacenas en Athento, así como los recursos que se necesitan para gestionar dicha información.

Los planes de Athento están diseñados para garantizar el rendimiento de la aplicación y de la infraestructura en el acceso, búsqueda, escritura, consulta, eliminación y actualización de un número máximo de documentos. Si superas el límite de tu plan, no podemos garantizar el rendimiento adecuado del servicio.

¿Qué pasa si supero el límite de documentos?

La mayoría de los clientes de Athento no superan las cuotas de Documentos incluidas en su plan. Sin embargo, para proteger nuestros sistemas y evitar la sobrecarga de los recursos de Athento, aplicamos estos límites. 

Si tu compañía está a punto de superar este límite, significa que debe moverse a un plan superior para que podamos optimizar los recursos software y/o hardware para el nuevo volumen de documentos.

Si tu compañía supera los 50 millones de documentos, al precio del plan deberá añadir una cuota adicional por el servicio de optimización de recursos.

¿Qué puedo hacer para no superar el limite de documentos o el de almacenamiento?

Athento te permite:

• Implementar políticas de retención automatizadas (por ejemplo, programar el sistema para que los documentos se eliminen después de X tiempo)
• Implementar políticas de retención manuales, para que la disposición final de los documentos sea haga de forma controlada.
• Uso de almacenamiento de archivo. Este almacenamiento es más económico, pero debe reservarse para documentación que se consulte de forma exporádica. El acceso a los documentos en archivo no es inmediato como el acceso a los documentos normales.