Athento permite desde un documento, registro, expediente o trámite hacer la solicitud de documentación a usuarios externos. Los documentos solicitados, una vez se reciban, se crearán como documentos relacionados al documento desde el que se hizo la solicitud.
Para hacer la solicitud de documentos hay dos formas principales en el producto:
- Utilizar la operación "Create required documents request (configurable)": en este caso, mediante automatismos, se piden X tipo de documentos a un usuario externo. Esta forma de solicitar documentos es de gran utilidad cuándo existen reglas fijas sobre la solicitud de documentos, por ejemplo, para las solicitudes Z, deben solicitarse SIEMPRE los documentos A,B y C. Puedes ver información sobre cómo configurar el automatismo de Document Request desde este artículo. La operación también ofrece la flexibilidad de utilizar un campo para indicar qué documentos deben solicitarse en cada expediente o trámite, muy útil por ejemplo, si se hacen cargas masivas de las solicitudes.
- Utilizar el botón "Requerir Documentos" (Document Request Nativo): en este caso, es el usuario interno el que decide para cada trámite, documento, registro o expediente qué documentos quiere solicitar al usuario externo. Usa esta funcionalidad cuando requieras flexibilidad a la hora de solicitar documentos y cuando haya una persona solicitando los documentos para cada caso.
El presente artículo se explica cómo activar y usar la funcionalidad Requerir Documentos (la segunda opción).
Cómo activar esta funcionalidad
Para activar esta funcionalidad, debes en el espacio permitir el envío por email y la carga externa.
Cómo usar esta funcionalidad
Desde el documento, expediente o registro al que quieres vincular los documentos solicitados, puedes solicitar documentos a usuarios externos con la funcionalidad requerir documentos:
A continuación, debes rellenar la información de la solicitud de documentos:
- Email para enviar la notificación del requerimiento de documentación. (Obligatorio)
- Formularios sobre los que se van a pedir los documentos. (Obligatorio)
- Comentario personalizado que aparecerá en la vista de requerimiento de documentos. (Opcional)
- Emails en copia a los que les llegará también la notificación. (Opcional)
- Activar el envío de una notificación por SMS. (Opcional)
- Número de teléfono. (Obligatorio si la opción de envío SMS ha sido activada)
- Activar el OTP en la pantalla de requerimiento de documentación. (Opcional)
Una vez completados los datos correspondientes, pulsa el botón para enviar el requerimiento.
Como añadir documentos adjuntos a la solicitud de documentos
Para aportar documentos adjuntos en la solicitud de documentos, en el modal de creación, abre la sección de documentos adjuntos.
En la tabla se mostrarán los relacionados con el documento actual, selecciona los que deseas adjuntar al requerimiento de documentos.
Además, añade una contraseña para cifrar el archivo zip comprimido que contendrá los documentos adjuntos.
Esta funcionalidad es útil si por ejemplo, debes compartir una forma o una ficha informativa con el usuario externo al que se le solicitan los documentos.
Nota: Los adjuntos aparecen en la solicitud de documentos, no en el correo que se envía para notificar al usuario de que tiene una solicitud de documentos.
Como completar el correo con el valor de un campo email del documento (administración)
Es posible completar automáticamente el email del modal a partir de un campo del propio documento. Para ello debes dirigirte a la administración y entrar en el objeto "documents request config" asignado al formulario del documento desde el que se quiere enviar la solicitud de documentación. Si no existe ninguno, debes crearlo y asignarle el formulario del documento.
Una vez en el "documents request config" correspondiente, en el campo "Email metadata type", selecciona el campo del formulario que contendrá el email que quieres usar para enviar la petición de documentos. Pulsa el botón para guardar los cambios.
Funcionamiento del OTP en la solicitud de documentos
El envío del OTP se hará al acceder a la solicitud de documentos. Si se accede varias veces seguidas a la solicitud de documentos, el envío del mismo se hará una única vez. El envío se volverá a hacer si ha transcurrido un tiempo desde el último envío.
El envío se hará a:
- Si se ha indicado número de teléfono en la solicitud de documentos, se enviará por SMS a ese número de teléfono.
- Si no se ha indicado número de teléfono, se enviará por correo electrónico al email indicado en la solicitud de documentos.
Se puede forzar el reenvío del OTP pulsando el botón "Reenviar".
El anterior OTP recibido será invalidado y el nuevo OTP será el único válido para acceder a la solicitud de documentos.
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