El envío de emails de aprobación de documentos está pensado para que desde Athento sea posible el envío de documentos a usuarios externos que no tienen una cuenta en Athento. Estos usuarios podrán no sólo recibir documentos, sino también manifestar su conformidad o no con los mismos.
Esta funcionalidad es ideal para trabajar con clientes o proveedores, así como con futuros empleados.
El envío de emails de aprobación de documentos es una funcionalidad potente que con el tiempo ha evolucionado para ofrecer más flexibilidad.
A continuación veremos, las diferentes opciones para compartir documentos que nos brinda esta funcionalidad.
Enviar documentos vía email a usuarios externos
Lo fundamental de esta funcionalidad es que permite el envío de documentos vía email desde Athento a usuarios no registrados. En el siguiente artículo se explica cómo activar la funcionalidad y desde dónde está visible.
¿Cómo enviar documentos por email desde Athento?
Solicitar la aprobación simple de un documento
Esta funcionalidad permite que el usuario externo manifieste su aprobación o rechazo de un documento y le deja la posibilidad de proporcionar un comentario.
Puede ver cómo funciona desde ¿Cómo solicitar la aprobación de un documento a un usuario externo vía email?
Solicitar la aprobación de un documento utilizando un OTP
Esta funcionalidad otorga una capa extra de seguridad a la aprobación de documentos, ya que requiere al usuario externo un paso extra para aprobar o rechazar un documento: digitar una contraseña que se le hará llegar por otros medios.
En el siguiente enlace tiene más detalle sobre cómo funciona esta característica de Athento Solicitar un password para la aprobación de un documento vía email
Enviar documentos relacionados vía email
Suele ser frecuente cuando trabajamos con expedientes ( de empleados, clientes, contratos, proveedores, etc.) que debamos enviar varios documentos que pertenecen al expediente.
Esta funcionalidad nos permite hacerlo.
Enviar documentos relacionados vía email
Compartir usando esta funcionalidad pero sin pedir aprobación
Puedes usar toda la funcionalidad descrita en esta página pero sin solicitar al usuario externo aprobación. Para ello, desactiva el check de solicitud de aprobación.
Obtener una URL para compartir documentos o solicitar su aprobación
Si prefieres compartir los documentos por un medio diferente al email, puedes generar una URL y enviarla a quien quieras.
En el siguiente artículo se explica cómo Obtener una URL para compartir documentos
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