Compartir carpetas y documentos de tipo folderish desde la navegación

Athento permite compartir carpetas y documentos de tipo folderish desde la navegación de un espacio con usuarios externos a nuestro equipo.

Pre-requisitos

Para usar esta funcionalidad, debes activar la opción "Allow folder sharing" desde la administración avanzada del espacio.

Compartir una carpeta o folderish

Para compartir, ve a la navegación y encuentra la carpeta que quieres compartir. En el menú de los 3 puntos a la derecha del nombre de la carpeta, encontrarás la opción "Share" con la etiqueta BETA.

Al hacer clic, verás un cuadro de dialogo con información que debes rellenar:

• Emails: Obligatorio. Correos de los usuarios con los que se quiere compartir una carpeta. 
• Comentario: Opcional. Comentario que se incluirá en la notificación por correo.
• Permission: Obligatorio. Indica si se le dará permiso de lectura o escritura al usuario.

Una vez rellenados los datos, haz clic en "Compartir".

Los emails indicados, recibirán una notificación por correo para que puedan acceder a la carpeta compartida.

Acceder a una carpeta compartida

Primera vez que se ha compartido documentación con el usuario externo

En este caso, el usuario primero tendrá que registrarse. Los usuarios con los que compartas carpetas no serán considerados usuarios nominales del plan.

Para registrarse, el usuario debe hacer clic en el botón Aceptar Invitación que aparece en el correo electrónico recibido.

A continuación, Athento pedirá al usuario que elija su contraseña:

Una vez elegida la contraseña, el usuario será redirigido al folder compartido y podrá hacer clic para acceder a sus contenidos.

Una vez dentro de la carpeta, utiliza el botón descargar para descargar los contenidos de la carpeta compartida.

Si al usuario ya se le ha compartido una carpeta en el pasado y finalizó su registro

 En este caso, el usuario recibirá un correo con un botón para acceder a la carpeta compartida.

Athento pedirá al usuario que se autentique con la contraseña que haya registrado con anterioridad y su correo electrónico.

¿Qué pasa si el usuario no recuerda la contraseña?

En ese caso, el usuario podrá usar la opción de recordar contraseña. Más información en este enlace.

Ver los usuarios externos con los que se ha compartido la carpeta

Para ver los usuarios con los que se ha compartido una carpeta, puedes acceder nuevamente a la opción Compartir Folder.

En la parte de abajo de la ventana emergente, podrás ver con qué usuarios externos se ha compartido la carpeta.

Haciendo clic podrás ver aquellos usuarios externos con los que se compartió la carpeta y qué permiso se le otorgó.

También, se puede eliminar el permiso para un usuario pulsando el botón de la papelera que aparece junto a él.

Vista de navegación de documentos para los usuarios invitados

Las opciones que se muestren al usuario externo dependerán de los permisos que se le hayan concedido sobre la misma.

Acceder a todos los documentos compartidos

El icono de estructura de carpetas en la barra de navegación, permite ir a todas las carpetas compartidas con el usuario.

Añadir documentos

Si se le ha otorgado permisos de escritura sobre la carpeta al usuario, el botón "Add document" le aparecerá habilitado y podrá subir un nuevo documento a la misma. 

El usuario tendrá que arrastrar y soltar los archivos para subirlos.

Descargar todos los documentos de la carpeta

Utiliza el botón Descargar todo para descargar los contenidos de la carpeta.

Previsualizar documentos y descargarlos

Al hacer clic sobre un documento, este se abrirá en una nueva pestaña mostrando tanto el documento como los campos asociados a este.

En caso de haberle otorgado permisos de escritura al usuario, este podrá editar todos los campos. En cambio, si el permiso otorgado es de lectura, únicamente podrá ver el documento y el contenido de los campos pero estos estarán deshabilitados para la edición.

Para descargar el documento el usuario puede hacer clic en el botón de descarga que aparece en esta vista.

Usuarios no existentes en el equipo

Si el usuario al que se quiere compartir la carpeta no existe en el equipo, se creará automáticamente un nuevo usuario con su email.

Para los nuevos usuarios, se adjuntará la invitación al equipo junto con la invitación a la carpeta compartida.