¿Cómo podemos solicitar documentación requerida a usuarios externos con una operación o automatismo?

Athento dispone de una operación o tarea de automatización que permite solicitar documentos externos a través de una notificación a un email. El nombre de la operación es "Create required documents request (configurable)".

Para instalar esta operación, simplemente ve al marketplace de operaciones, disponible en la pestaña "Operaciones" de cada espacio y haz clic en el botón "Instalar" sobre la operación.

¿Cómo funciona?

La operación debe ejecutarse por cada documento desde el cual se quieren solicitar los documentos. 

Puedes:

• Activar la ejecución de la operación o tarea automática con campo de tipo un botón.
• Ejecutar la operación con el botón validar, activando la operación como Post Validation.
• Activar la ejecución de la operación en un estado del ciclo de vida. 
• Ejecutar la operación manualmente desde el menú de "Análisis Completo"

Una vez ejecutada la operación con éxito, el usuario externo recibirá una notificación con el link de subida de documentos. Este link es único para cada envío.

Por cada documento requerido, el usuario externo verá una opción para cargar el archivo. 

Dentro de Athento, los usuarios con acceso al interior de la herramienta podrán ver los documentos cargados en tiempo real.

Configurar la operación

Esta operación nos pedirá varios parámetros que debemos configurar. Para que la operación pueda funcionar debemos configurar al menos el campo que contendrá el email del usuario al cual se enviará la petición ("Metadata with the email to send document request").

A continuación, explicamos los diferentes parámetros de configuración que recibe la operación:

• Formularios solicitados (doctypes_required): Formularios sobre los que se solicitarán documentos al usuario.
• Dominio (domain): Dominio que se asignará a la petición de documentos. El dominio representa la url base de la web. Si no se especifica, se utilizará el dominio por defecto de la página.
• Teléfono para petición del OTP (phone_numer_metadata): Campo del documento en el cual se especificará el teléfono móvil del usuario, para los casos en los que se utilizan OTPs en SMSs.
• Email (email_metadata): Metadata que contendrá, en el documento desde el cual se lanza la operación, el email del usuario al cual se le solicitarán los documentos. Este campo es necesario especificarlo para el correcto funcionamiento de la operación.
• Plantilla de notificación (notification_template): Nombre de la plantilla de notificación que se utilizará para enviar el email al usuario. Si no se especifica, se utilizará una plantilla por defecto (document_request_template) definida por Athento.
• Campo de formularios solicitados (document_types_requested_metadata_type): Campo en el cuál se especificarán los formularios que se quieren solicitar al usuario. Para ello se debe usar un campo de tipo "selección" o "selección múltiple" y de subtipo diccionario, donde los términos del diccionario contengan como valor el nombre (atributo "name") de los formularios. Si se especifica, no se utilizará el parámetro "Formularios solicitados (doctypes_required)".
• OTP (otp_required): Indica si para acceder a la página de subida de documentos se requerirá una contraseña de único uso.
• Enviar por email (send_by_email): Indica si se enviara un email con la plantilla de notificación.
• Enviar por sms (send_by_sms): Indica si se enviara un sms de esta operación.
• Usuario autor (document_author): Usuario al cuál se le asignará como autor de los documentos subidos por medio de la petición de documentos. Si no se especifica se utilizará aquel usuario que lanzó la operación.

Además de estos parametros, en el espacio en el que se vaya a usar la operación, debes activar la opción que permite la carga externa de documentos.

¿Es posible personalizar el email que se envía al usuario externo?

Sí, aunque esta configuración la podrá hacer sólo un super usuario o el servicio de soporte de Athento. Para crear una notificación personalizada, siga las instrucciones en este artículo.

Recuerda incluir la URL de carga de documentos en el cuerpo de la notificación. En el atributo href del enlace, deberás incluir el siguiente tag.

{{upload_url}}

Por último, en la configuración de la operación, añade el Name de la template personalizada en el parámetro notification_template.

¿Es posible personalizar la apariencia de la página de subida de documentos?

Sí, aunque esta configuración sólo la puede hacer un super usuario.

Consideraciones de seguridad

• Las transmisiones de ficheros se realizan mediante SSL.
• La página de carga de documentos permitirá subir archivos con las extensiones y tamaños permitidos en el espacio al cual se van a subir los documentos.
• La URL de carga de documentos puede abrirse varias veces sin que el usuario pierda los documentos enviados.