¿Qué tipo de permisos permite Athento? – Athento

Sobre un espacio

Athento permite asignar permisos a un grupo de usuarios sobre un espacio o sobre objetos individuales (documentos y carpetas).

Los tipos de permisos que maneja la herramienta son:

Tipo	Descripción
Lectura	Permite la visualización en modo de consulta de documentos pertenecientes al espacio y sus datos. Permite la descarga del archivo o documento. Permite realizar búsquedas de documentos en el espacio mencionado. Permite compartir el documento vía email o por link público. Permite visualizar la información general del espacio. Permite ver la configuración general de los formularios del espacio. Permite acceder a los Insigths del producto y a los reportes predefinidos. Permite la creación de colas
Escritura	Incluye todos los permisos del rol anterior Permite crear documentos en el espacio. Permite editar metadatos de un documento, así como el archivo o imagen adjunta. Permite hacer comentarios sobre el documento Permite validar, rechazar o extraer campos Permite validar un documento Permite crear relaciones entre documentos Permite bloquear o desbloquear documentos que haya bloqueado el propio usuario. Permite añadir páginas a un documento Permite resetear el estado de procesamiento de un documento Permite generar un código QR para un documento Permite copiar un documento Permite generar un documento a partir de una plantilla Permite subir o borrar un documento de un repositorio externo (ECM o OneDrive por ejemplo) Permite ejecutar todas las operaciones en el espacio sobre un documento, de forma individual o Complete Análisis. Permite clasificar un documento de forma manual o automática Permite crear carpetas Mover un documento de carpeta Permite importar documento de forma masiva en el espacio
Eliminación	Permite borrar documentos en el espacio. (Debe tener el permiso de lectura)
Administrador de serie	Incluye todos los permisos del perfil anterior. Permite desbloquear documentos que hayan bloqueado otros usuarios. Permite añadir white y black words para la clasificación automática de documentos. Permite añadir un nuevo tipo documental Modificar la configuración básica en el espacio (formularios permitidos, tamaño de ficheros permitido, preview por defecto, etc.) Permite configurar la ejecución de operaciones automáticas sobre el espacio. Permite crear, activar y desactivar los formularios activos en el espacio. Permite activar el cálculo de estadísticas en el espacio Permite gestionar las integraciones en el espacio (email, sftp, cmis) Añadir tareas programáticas en el espacio Acceder a la papelera de documentos borrados en el espacio Ejecutar algunas operaciones batch sobre el espacio Modificar la configuración del formulario Modificar la configuración de un metadato Modificar los paneles que se muestran del documento Modificar la configuración de la generación del QR Editar de forma masiva los documentos de en el espacio Crear y modificar el ciclo de vida de un documento Crear y modificar un template para la generación del documento.

Permisos del Administrador del Team

El administrador del team es una figura diseñada para gestionar todas las configuraciones de administración del team. Tienen estos privilegios, los usuarios que pertenezcan al grupo de administración del team.

También son administradores de team los creadores del mismo.

Un administrador de teams tiene todos los privilegios de un administrador espacio de todos los espacios que pertenezcan al team. Además puede:

Ver el menú Usuarios, desde el que podrá crear usuarios, crear grupos, asignar grupos a usuarios y visceversa, asignar permisos.
Desactivar usuarios.
Editar el nombre de team.
Asignar un grupo de administradores al team.
Cambiar el logo del team.
Ver la pestaña de billing del team y su consumo
Crear nuevos Teams
Mover a un usuario de team

Permisos sobre el ciclo de vida

Todos los usuarios con permiso al menos de lectura sobre una serie, verán el ciclo de vida de los documentos en dicho espacio.
Para poder mover un documento a un estado del ciclo de vida, el usuario debe pertenecer al grupo autorizado para mover un documento a ese estado.

Permisos sobre las bandejas o colas

Para poder ver una bandeja, ésta debe pertenecer a una serie del team activo del usuario.
Para poder ver una bandeja, el usuario debe pertenecer al grupo asociado a la cola en el momento de su creación.

Permisos sobre documentos basados en el tipo de formulario

Athento permite indicar en cada tipo de formulario bajo qué condiciones se permite el acceso a los documentos que pertenezcan a un tipo en cuestión. Esta gestión de permisos es la que permite una mayor flexibilidad ya que permite condicionar la visualización de un documento al valor de un metadato, al estado del documento, etc.

Permisos sobre objetos (documentos y carpetas)

Permisos sobre carpetas

Para poder crear o editar carpetas, el usuario debe tener permiso de escritura sobre los espacios a la que pertenecen las carpetas.

Las carpetas creadas en un espacio heredan de forma automática los permisos del espacio. Un usuario con permisos sobre el espacio podrá ver las carpetas creadas en el espacio salvo que los permisos no le hayan sido revocados en ellas.

Los permisos que pueden darse sobre una carpeta son:

Lectura	El usuario puede ver la carpeta y los documentos contenidos en la carpeta.
Escritura	El usuario podrá subir documentos a la carpeta
Administración	Cambiar el nombre de la carpeta Asignar permisos sobre la carpeta

Asignar permisos en la navegación de carpetas

Permisos sobre documentos individuales

Permisos sobre documentos

Permisos por autor de documentos

Cómo configurar permisos por autor de un documento