¿Cómo enviar documentos por email desde Athento? (opciones nativas)

Existen varias formas de  enviar un documento vía email y están disponibles desde la barra de acciones en el documento que queramos enviar.

• Enviar por correo (icono de la carta): Permite enviar un documento como adjunto en un correo electrónico. En el caso de documentos muy grandes, los documentos se comparten como un link en el email. 
• Enviar correo de aprobación (icono del avión) -Document Delivery Nativo-: Este icono permite enviar una solicitud de aprobación de un documento a usuarios externos. 

Estas opciones también están disponibles como automatismos:

• Automatismo u operación Solicitud de aprobación / Send approval email o Document Delivery (op_send_delivery): Es la misma funcionalidad del icono del avión, pero ejecutada a manera de operación o automatismos, con una preconfiguración. ¿Cómo enviar una solicitud de aprobación por email con una operación o automatismo?
• Send document and metadatas by email o Enviar documento y metadatos por email (op_send_by_email): La operación op_send_by_email permite enviar los valores de metadatos de un documento, acompañados de un enlace al propio documento, a un usuario o grupo de usuarios. Esta funcionalidad es útil para notificar o compartir información relevante de un documento directamente por correo electrónico. Cómo enviar metadatos de un documento junto con un enlace al mismo por email(op_send_by_email)

En este artículo, nos centraremos en las opciones nativas que se muestran en la barra de acciones rápidas de la vista del documento.

Activar el envío por email

Para realizar cualquier envío de documentos por email, el espacio en el que se encuentren los documentos debe tener habilitada la opción de envío por email.

Puedes encontrar esta opción en la administración del espacio.

Información importante sobre los envíos de correo

Las funcionalidades aquí mencionadas, están pensadas para enviar documentos a usuarios que pueden no tener acceso a la plataforma, por ello, los documentos enviados se incluyen para descarga dentro de los correos. Si lo que quiere es compartir un documento con un usuario de Athento con permisos de lectura sobre el documento puede usar otros mecanismos como:

• Mencionar en un comentario a la persona con la que quiere compartir el documento. 
• Copiar el enlace del documento desde el navegador y compartirlo con sus compañeros.
• Si existe un campo de asignación del documento (campo tipo users), la persona asignada en dicho campo, recibirá notificación sobre el mismo en el momento de asignación.