¿Cómo enviar documentos por email desde Athento?

Existen tres tipos de envío de documentos vía correo electrónico en Athento.

Las primeras dos opciones, permiten enviar un único documento vía email y están disponibles desde la barra de acciones en el documento que queramos enviar.

• Enviar por correo (icono de la carta): Permite enviar un documento como adjunto en un correo electrónico. En el caso de documentos muy grandes, los documentos se comparten como un link en el email.
• Enviar correo de aprobación (icono del avión): Este icono permite enviar una solicitud de aprobación de un documento a usuarios externos. 

La tercera opción de envío, está disponible desde el listado de documentos y permite enviar varios documentos a la vez por correo electrónico. Se activa cuando seleccionamos varios documentos del listado. Para seleccionar más de un documento desde el listado, mantén pulsada la tecla mayúsculas (SHIFT) y haz clic sobre los documentos que quieres enviar.

Activar el envío por email

Para realizar cualquier envío de documentos por email, el espacio en el que se encuentren los documentos debe tener habilitada la opción de envío por email.

Puedes encontrar esta opción en la administración del espacio.

Información importante sobre los envíos de correo

Las funcionalidades aquí mencionadas, están pensadas para enviar documentos a usuarios que pueden no tener acceso a la plataforma, por ello, los documentos enviados se incluyen para descarga dentro de los correos. Si lo que quiere es compartir un documento con un usuario de Athento con permisos de lectura sobre el documento puede usar otros mecanismos como:

• Mencionar en un comentario a la persona con la que quiere compartir el documento. 
• Copiar el enlace del documento desde el navegador y compartirlo con sus compañeros.
• Si existe un campo de asignación del documento (campo tipo users), la persona asignada en dicho campo, recibirá notificación sobre el mismo en el momento de asignación.