Athento puede generar códigos de barras (PDF417) y códigos QR:
Básicamente, lo que el software hace es exportar los metadatos del documento en forma de códigos QR o de barras. ¿Para qué nos sirve esto? A continuación algunos casos de uso:
- Registro de Entrada: Cuando requerimos por ejemplo que alguien se lleve una copia del documento para que quede constancia de que ha iniciado un trámite o de que se ha recibido una factura que debe ser pagada, es posible imprimir el código de barras sobre la copia que se entrega al solicitante (directamente sobre el documento o a modo de pegatina). En ese código de barras podemos incluir la fecha y hora de recepción y demás datos que queramos incluir.
- Digitalización diferida de documentos: Por ejemplo, queremos asociar documentación de un mismo expediente recibidos en momentos temporales distintos. O queremos crear el registro del documento en el sistema, pero los documentos se digitalizan en un proceso centralizado que requiere una subida masiva de documentos al sistema.
En el caso de este segundo del punto 2, el proceso funcionaría de la siguiente manera:
- Se crea el documento en el sistema sin tener aún su contenido digitalizado.
- Las personas encargadas de su gestión podrán introducir de forma manual los metadatos de los documentos de forma rápida.
- El sistema generará un código QR que se imprimirá como una pegatina y se pegará sobre el documento en papel. Este código contendrá un número identificador del documento.
- Los documentos se escanearán de forma desatendida y mediante el código QR, el sistema hará un matching entre el documento creado en el sistema y su contenido digital recientemente escaneado.
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