Athento permite desde un documento, registro, expediente o trámite hacer la solicitud de documentación a usuarios externos. Los documentos solicitados, una vez se reciban, se crearán como documentos relacionados al documento desde el que se hizo la solicitud.
Para hacer la solicitud de documentos hay dos formas principales en el producto:
- Utilizar la operación "Create required documents request (configurable)": en este caso, mediante automatismos, se piden X tipo de documentos a un usuario externo. Esta forma de solicitar documentos debe usarse cuándo existen reglas fijas sobre la solicitud de documentos, por ejemplo, para las solicitudes Z, deben solicitarse SIEMPRE los documentos A,B y C. Puedes ver información sobre cómo configurar el automatismo de Document Request desde este artículo.
- Utilizar el botón "Requerir Documentos": en este caso, es el usuario interno el que decide para cada trámite, documento, registro o expediente qué documentos quiere solicitar al usuario externo. Usa esta funcionalidad cuando requieras flexibilidad a la hora de solicitar documentos.
El presente artículo se explica cómo activar y usar la funcionalidad Documentos Solicitados (la segunda opción).
Cómo activar esta funcionalidad
Para activar esta funcionalidad, debes en el espacio permitir el envío por email y la carga externa.
Cómo usar esta funcionalidad
Desde el documento, expediente o registro al que quieres vincular los documentos solicitados, puedes solicitar documentos a usuarios externos con la funcionalidad requerir documentos:
A continuación, debes rellenar la información de la solicitud de documentos:
- Email para enviar la notificación del requerimiento de documentación. (Obligatorio)
- Formularios sobre los que se van a pedir los documentos. (Obligatorio)
- Comentario personalizado que aparecerá el la vista de requerimiento de documentos. (Opcional)
- Emails en copia a los que les llegará también la notificación. (Opcional)
- Activar el envío de una notificación por SMS. (Opcional)
- Número de teléfono. (Obligatorio si la opción de envío SMS ha sido activada)
- Activar el OTP en la pantalla de requerimiento de documentación. (Opcional)
Una vez completados los datos correspondientes, pulsa el botón para enviar el requerimiento.
Como añadir documentos adjuntos al requerimiento de documentos
Para aportar documentos adjuntos en el requerimiento de documentos, en el modal de creación, abre la sección de documentos adjuntos.
En la tabla se mostrarán los relacionados al documento actual, selecciona los que deseas adjuntar al requerimiento de documentos.
Además, añade una contraseña para cifrar el archivo zip comprimido que contendrá los documentos adjuntos.
Como completar el email con el valor de un campo del documento (administración)
Es posible completar automáticamente el email del modal a partir de un campo del propio documento. Para ello debes dirigirte a la administración y entrar en el objeto documents request config asignado al formulario del documento desde el que se quiere enviar el requerimiento de documentación. Si no existe ninguno, debes crearlo y asignarle el formulario del documento.
Una vez en el documents request config correspondiente, en el campo "Email metadata type", selecciona el campo del formulario que contendrá el email que quieres usar para enviar el requerimiento de documentos. Pulsa el botón para guardar los cambios.
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