Copias controladas y no controladas

Athento te da la posibilidad de gestionar copias controladas y no controladas.

Copias No Controladas

Son las copias de documentos que salen de Athento y que, por tanto, dichos documentos pueden no estar en su ultima versión. 

La funcionalidad que ofrece Athento es la de imprimir una estampa en un documento PDF en la que se indica que el documento es una copia no controlada y la fecha y la hora de descarga del documento.

Esta funcionalidad se puede activar desde la pestaña de configuración del formulario.

A continuación, puede verse la marca en el margen derecho del documento cuando se descarga una copia no controlada.

La descarga de una copia no controlada puede hacerse desde la vista del documento con la opción descargar.

Copias Controladas

En este caso, se trata de garantizar que los usuarios reciban una copia actualizada del documento cada que se produzcan cambios en él.

Para que un usuario reciba las actualizaciones del documento, debemos haberlo compartido con dicho usuario mediante la funcionalidad de aprobación por email. Además, la funcionalidad de las copias controladas debe estar activa en el formulario.

Una vez exista una nueva versión del documento o se haya cambiado el fichero principal, de forma automática los usuarios a los que se haya enviado el documento previamente, recibirán una notificación para acceder a la nueva versión.