En la configuración de procesos de negocio, es frecuente que se quiera que los documentos pasen de una cola a otra a medida que los usuarios se ocupan de ellos y resuelven sus casos.
Normlamente, se utilizan los estados del ciclo de vida y los filtros de las bandejas para conseguir este comportamiento.
Vamos a verlo con un ejemplo. Para las facturas, se configura el siguiente ciclo de vida.
Se requiere que los usuarios de facturación puedan ver en las colas de sus paneles, las facturas que han entrado nuevas (estado Registered/Registradas) y que una vez que revisen estas facturas, pasen a la aprobación del director de un área de negocio.
Básicamente, se quiere que de la cola "New Invoices/Nuevas facturas" donde entran las facturas que se reciben, se puedan enviar a la cola "Business Area Revision/ Revión del Área de Negocio" en la que los directores de departamento las podrán aprobar.
Nos centraremos en los primeros 3 estados del ciclo de vida para este ejemplo:
| Estado | Descripción |
| Registered/Registrada | Las facturas se reciben para ser aprobadas. |
| Reviewed/Revisada | Facturación revisa que las facturas tengan todos los datos y que haya una orden de compra asociada. Así mismo, se indica a qué departamento o área de negocio pertenece la factura. |
| Assigned/Asignada | El responsable del área de negocio a la que se emite la factura, recibe la factura para revisarla. |
Vamos a ver ahora la configuración de las colas.
Cola New Invoices / Nuevas Facturas
La cola de facturas nuevas, filtra los documentos que usan el formulario "Invoices/Facturas" y que se encuentran en el espacio "Invoices/Facturas".
Además, la cola solo muestra aquellos documentos en los que el estado actual del ciclo de vida es "Registered/Registrada".
Un documento como el siguiente aparecería listado en esta cola.
Ahora veamos la cola Business Area Revision/ Revision del Área de Negocio.
Cola Business Area Revision/ Revision del Área de Negocio
Esta cola tiene un filtro parecido a la anterior, pero en este caso, solo listará los documentos cuyo estado sea Assigned/Asignada.
Si quisieramos que la factura Easy Expresso pase a esta cola, simplemente, tendríamos que actualizar su estado. Tendremos que cambiar su estado del ciclo de vida, primero a Reviewed/Revisada y luego a Assigned/Asignada.
Pero esta cola tiene un elemento extra en su filtro. Para que cada director de área vea sólo las facturas de su área, nos ayudamos de un campo en el formulario y de un filtro de campo en la cola.
El filtro por la expresión myself en el campo In charge of approval/A cargo de aprobación, hace que un usuario pueda ver en una cola, sólo los documentos en los que su nombre de usuario aparece como valor en el campo In charge of approval/A cargo de aprobación.
Este último filtro no es necesario para conseguir que la factura se mueva entre las dos colas, pero sin duda, es un filtro que podrías llegar a necesitar en escenarios similares ;)
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