Es posible marcar los documentos como expirados de forma automática a partir de valores de campos de tipo fecha.

Cómo configurar la expiración de documentos

Esta configuración está disponible en la pestaña Retention Policies o Políticas de Retención del formulario.

Los documentos de un formulario concreto se marcarán como expirados cuando haya pasado un número determinado de días a partir de la fecha que se haya estipulado en un campo de tipo date.

Por ejemplo, tenemos un campo llamado "Fecha de emisión" y queremos que los documentos que utilizan ese formulario, pasado un año se marquen como expirados. En ese caso, en la configuración de las políticas de retención, en el campo Days (días) hemos de poner 365 y en el campo After(Después de) hemos de seleccionar el campo Fecha de Emisión.

Otro ejemplo podría ser un campo llamado Fecha de expiración, en el que manualmente introduzcamos la fecha de expiración de los documentos. En ese caso, cuando configuremos nuestras políticas de retención, en el campo days tendremos que colocar 0 días. 

Además de activar la política marcándola como Enabled, debemos elegir cómo queremos marcar los documentos como expirados. Podemos hacerlo utilizando un estado del ciclo de vida que podemos elegir en el campo State(Estado) del Lifecycle (Ciclo de vida). También podemos cambiar el propio estado del documento (pending, finished, validated, expired). En este segundo caso, los documentos se marcarán como Expired (Expirados). 

Importante:
Los cálculos de vigencias no se realizan de forma inmediata, se realizan mediante
tareas programáticas que se realizan cada día a una hora concreta.
Debido a que los cálculos de expiración pueden ser costosos 
en términos de procesamiento para instancias en las que ya se tengan muchos documentos,
esta funcionalidad debe ser activada con supervisión del equipo de soporte de Athento.
Solicite su activación vía soporte@athento.com
https://athento.zendesk.com/hc/es/articles/360019216219