Las cargas masivas en Athento se realizan a nivel de formulario o tipo documental. Es decir, todos los documentos subidos masivamente tendrán el mismo tipo documental.

Esta funcionalidad de carga masiva, permite subir a Athento muchos archivos con sus valores de campos o metadatos al mismo tiempo. Para poder utilizar esta funcionalidad se necesita tener permisos de administración sobre el formulario en el que se quiera utilizar.

Se accede a la carga masiva desde el formulario del cual se quiere hacer la carga. Hay que entrar al menú Tipos Documentales o Formularios y, después, al formulario en concreto al que se necesita hacer la carga masiva.

En el Formulario, ir a la pestaña Importar.

Dentro de la pestaña Importar.

1. Cargar los valores o metadatos

La carga de los valores de metadatos se realiza mediante un fichero CSV.

Este archivo debe contener el detalle de los nombres de los documentos a cargar y los metadatos correspondientes. La primera columna del CSV debe ser el nombre de cada archivo a cargar (incluyendo la extensión del archivo), por ejemplo: Nombre del archivo.pdf.  Las siguientes columnas serán de los metadatos así,  la cantidad de columnas dependerá de la cantidad de metadatos de nuestro tipo documental.

En la pestaña Load new files o Cargar nuevos archivos, Athento pedirá cargar el fichero CSV.

• Seleccionar el archivo csv
• Seleccionar el separador a utilizar debe ser el que existe por defecto punto y coma (;)
• Seleccionar el espacio donde quedaran creados los registros
• Seleccionar el estado de procesamiento de los documentos a cargar. Si este no es seleccionado, Athento por defecto tomará el estado Draft
• Luego hacer click en Upload o Subir.

2. Subir los archivos

A continuación, en el panel de subida de archivos, debes arrastrar o seleccionar los archivos a subir. Los nombres de los archivos deben coincidir con los valores de la primera columna del archivo CSV.

Una vez acabada la subida de los archivos, hacer clic en el botón "Siguiente".

Este paso, puede saltarse en los casos en los que se quiera cargar de forma masiva no sean documentos con binario (archivo). Es decir, puede darse el caso en que por ejemplo quieran cargar expedientes y sólo requieran la creación masiva de los formularios con metadatos y que no lleven un binario adjunto. 

3. Indicar las coincidencias de las columnas con los campos del formulario

A continuación, hay que indicar para cada columna del CSV el campo correspondiente en el que se debe importar el valor.

Al finalizar, hay que hacer clic en Process CSV para continuar.

Es posible verificar la carga desde la pestaña "Status Online Import". En la columna Número de líneas (csv),  se mostrará la cantidad de registros que tiene el csv cargado, y en la columna Número de documentos validados, cuántos de ellos se han creado en el proceso de importación.

En la columna estado, aparecerán en azul todos los registros cargados. Para ver todo el log, se puede seleccionar "more" y ver todo el detalle de la carga por cada línea. Así mismo desde este log, si la carga por algún motivo se para en alguna línea, se puede observar en qué línea se ha parado el procesamiento y de esta forma, poder volver a hacer la carga en un nuevo fichero cargando desde la línea que dio error.

¿Cómo hacer una corrección o modificación de forma masiva de documentos?

Mediante esta funcionalidad, el sistema permite hacer una corrección masiva sobre los valores de los campos de los documentos. Para ello, se debe seguir el mismo proceso de carga, tan sólo tienen que tener en cuenta los siguientes puntos:

• La primera columna debe tener el título del documento que se desea corregir. El csv debe tener el mismo formato para la carga pero MUY IMPORTANTE, el título o el UUID debe indicarse igual que se encuentra en Athento.

Al cargar el csv, en el paso 1 de la carga, se deberá marcar según la lista desplegable la actualización de los registros según corresponda:

• No update: Cuando son registros nuevos en la herramienta
• Update usign the filename: Actualizar registros existentes utilizando el título del documento
• Update usign the uuid: Actualizar registros existentes utilizando el uuid del documento

El resto del proceso de carga se realizará de la misma forma que la carga masiva.

Actualizar el ciclo de vida del documento 

Athento permite también actualizar de forma masiva sobre el estado del ciclo de vida de los documentos, siguiendo el procedimiento anteriormente descrito el csv debe tener el mismo formato para la carga, pero MUY IMPORTANTE, el título o el UUID y el estado del ciclo de vida debe indicarse igual que se encuentra en Athento.




Al indicar la coincidencia de la columna, se debe seleccionar la primera opción de la lista

Aspectos a tener en cuenta antes de lanzar la carga

• El formato del fichero debe ser .csv
• La codificación del fichero .csv debe ser en UTF8.
• Evitar incluir en la cabecera del fichero acentos y caracteres especiales.
• El fichero .csv no debe contener saltos de línea.
• Antes de lanzar la carga, revisar el fichero .csv en una herramienta de editor de texto, lo que nos permitirá verificar que no existan saltos de línea u otro aspecto que desde el excel no se aprecie.
• La carga masiva no implica la ejecución de automatismos sobre documentos. 
• Si tiene campos de tipo autoincrementales, revisar las instrucciones que aparecen más abajo en este artículo.  

Generación de autoincrementales para documentos cargados de forma masiva

Cuando se realicen cargas masivas en la que haya campos de tipo autoincremental, deberá contemplarse lo siguiente:

1. Seleccionar el estado de procesamiento Pending

2. Activar sobre el espacio el check de Procesar de documentos

Una vez procesados los documentos, Athento asignará los correspondientes autoincrementales a los documentos.

Vídeo: https://www.loom.com/share/9f63dfa51f8d468fbe655575958502f0 

Carga de campos que tienen múltiples valores

En caso de necesitar cargar valores para campos multivaluados, debes hacerlo utilizando el carácter | (pipe). A continuación tienes un ejemplo.

12;blue|red|yellow;October

En este ejemplo, los colores (blue. yellow, red) son los diferentes valores que se añadirán al campo multivaluado. Recuerda que los (;) solo deben utilizrse para denotar nuevas columnas.