Configuración de Reportes Delta para la actualización desde Excel

Si el reporte de un formulario va a ser consumido por un sistema de Business Intelligence, te recomendamos la siguiente configuración: 

Comando de exportación

Utiliza el comando:

export_doctype_report_native

Puedes ver cómo configurar su ejecución desde ¿Cómo programar tareas automáticas?

Parámetros de configuración del comando

El comando de exportación debe configurarse en modo diferencial o delta. Es decir, el comando debería exportar sólo la información nueva o actualizada. Esto es importante porque el mal uso de este comando puede dar lugar a problemas de rendimiento.

--name

En el parámetro "name" debes indicar el nombre interno del formulario para el cuál se quieren exportar los datos.

--max 10000

El parámetro "max" recibe un número entero e indica la máxima cantidad de líneas que va a contener el reporte. 10.000 es un número razonable de filas, pero debes tener en cuenta el número de documentos de ese formulario que se generan/modifican al día aproximadamente. Los registros se incluyen en el reporte en función de la última fecha de modificación.

--days_ago 2

El parámetro "days_ago" espera un número entero y hace referencia al número de días que se incluirán en el reporte, contados a partir de la fecha actual. 2 o 3 días es una configuración razonable, pero depende también de con qué frecuencia se necesita la información actualizada en el BI. Quizás sólo necesites la información actualizada con carácter mensual, en cuyo caso, puedes indicar 30 días.

En resumen, tu comando debería lucir como:

export_doctype_report_native --name mi_formulario --max 10000 --days_ago 3

Frecuencia de ejecución

Dependerá de cuándo se necesite la información actualizada, por ejemplo, diariamente. Recomendamos que la ejecución del comando se haga durante horas no laborables o cuando el sistema tenga menos carga de trabajo.

Configuración en Excel

Sobre el reporte general que ya debe haberse descargado, vamos a la opción de  Datos -> Obtener datos:

Desde la opción Obtener datos, se despliega y se selecciona la opción "De otras fuentes" que a su vez llamara un listado de opciones y debemos seleccionar "De la web":

Al seleccionar la opción De la web, se abrirá un recuadro como se muestra a continuación, donde se deberá copiar la URL expuesta por Athento para la descarga del reporte. Posteriormente dar clic en el botón Aceptar:

Se generará un nuevo recuadro, sobre el cual nos deberemos loguear para obtener la actualización de los datos. Para ello debemos ir a la opción "Básico" y diligenciar nuestro usuario y contraseña de la instancia sobre la cual obtendremos los datos y finalmente clic en el botón Conectar:

Una vez se realice la conexión, aparecerá el listado de registros a actualizar por lo cual se debe dar clic sobre el botón Transformar datos que se encuentra en la parte inferior del recuadro:

Se abrirá una vista como se ve a continuación, sobre la cual habrá que dar clic sobre la "X" en la sección derecha de la pantalla de la opción "Tipo cambiado":

Nota: Este ajuste es para que el formato de la fecha del equipo no interfiera sobre los datos tipo fecha descargados en el reporte.

Por último damos clic en la opción "Cerrar y cargar" en la parte superior izquierda del Excel y así obtendremos nuestro reporte actualizado:

Actualización de datos del reporte

Para actualizar los datos del reporte, será necesario abrir nuevamente el reporte previamente guardado. Ir a la pestaña Datos y seleccionar la opción "Actualizar todo" que a su vez despliega la primera opción Actualizar todo:

Una  vez se actualice el reporte, traerá los nuevos registros y los datos ajustados de los registros existentes sobre el reporte.

Nota
Esta configuración aplica cuando ya exista un reporte general 
descargado, es decir, el reporte Delta ayudará a actualizar los 
registros que fueron ajustados o modificados y los nuevos registros.