¿Cómo migrar desde Onbase a AthentoSE?

Athento SE dispone de mecanismos específicos para facilitar la migración de documentación desde Hyland OnBase, permitiendo trasladar tanto los documentos como sus metadatos (keywords) de forma controlada, trazable y segura.

Esta guía describe el enfoque recomendado por Athento para realizar una migración desde OnBase hacia Athento SE y detalla las mejores prácticas para minimizar riesgos.

Enfoque general de la migración

La migración desde OnBase a Athento SE se realiza mediante un comando de migración (migrate_onbase_to_athentose) que se conecta a OnBase vía REST Services, utilizando las APIs oficiales del repositorio OnBase para:

1. Buscar documentos según criterios definidos (tipos documentales, keywords, fechas, etc.)
2. Descargar los binarios originales
3. Extraer los metadatos (keywords)
4. Crear los documentos en Athento SE
5. Almacenar los metadatos como features o metadatos estructurados en Athento

Se mantiene el identificador del documento de OnBase para controlar qué documentos se han migrado y también para poder mantener la trazabilidad entre aplicaciones.

Conectividad con OnBase

El proceso de migración requiere acceso a los OnBase REST Services, para lo cual es necesario:

1. URL base del servicio REST de OnBase (debe existir conectividad)
2. Credenciales (usuario/contraseña) o token Bearer, según la configuración del entorno
3. Acceso a los endpoints de:
4. Búsqueda de documentos
5. Descarga de contenido (renditions)

⚠️ La estructura exacta de los endpoints puede variar según la versión y configuración de OnBase. El equipo de athento adapta el comando de migración a cada entorno concreto.

Buenas prácticas

Desde Athento recomendamos firmemente que la migración inicial sea una migración limpia, es decir:

1. ✔ Migrar los documentos tal y como están en OnBase
2. ✔ Mantener los binarios originales sin modificaciones
3. ✔ Migrar todos los metadatos disponibles (keywords)
4. ❌ No realizar transformaciones documentales durante la migración
5. ❌ No aplicar normalizaciones complejas ni reglas de negocio en esta fase

Esto reduce el riesgo de errores durante la migración, permite una validación objetiva (origen vs destino), facilita la repetición del proceso (muy habitual) y Acelera significativamente los tiempos de migración.

Cualquier transformación, reclasificación, enriquecimiento de metadatos o automatización avanzada se recomienda realizarla a posteriori, una vez los documentos ya están en Athento SE.

Athento dispone de herramientas y APIs específicas para realizar estas tareas de forma incremental y controlada tras la migración.

La migración de metadatos (keywords) se realiza como features en Athento, manteniendo los nombres originales (onbase.keyword.<nombre>), de modo que se pueda realizar un mapeo controlado a metadatos propios de Athento.

Los tiempos de migración dependerán principalmente de la latencia y ancho de banda con OnBase, tamaño medio de los documentos , cantidad de metadatos y complejidad de la búsqueda.

En migraciones desde otros entornos, Athento ha sido capaz de migrar a un ritmo de entre 500.000 y 1.000.000 documentos al día.