¿Cómo solicitar la aprobación de un documento a un usuario externo vía email?

En Athento es posible enviar un documento para su aprobación a un usuario que no tiene acceso a la plataforma. Esta funcionalidad es útil por ejemplo para compartir documentación con clientes o proveedores de la que necesitamos su visto bueno.

Para enviar un documento por email para que sea aprobado, accede al documento y desde la barra de acciones a la derecha del documento, haz clic en el icono del avión.

A continuación, se mostrará un formulario:

• Comentario: comentario que aparecerá en el cuerpo del correo.
• Nombre del destinatario: se diligencia el nombre(s) y apellido(s) de la persona que recibirá el correo.
• Compañía: empresa a la que pertenece el usuario al que enviamos el email.
• Correo electrónico: correo de la persona que recibirá el email.
• Use una contraseña de un solo uso: opción de doble factor de aprobación, puede enviarse un código al número de teléfono o al correo electrónico o por el contrario no poner ninguna contraseña.

En la parte derecha del formulario, aparecerán los documentos relacionados al fichero principal si este los tiene. Sera posible seleccionar uno, varios o todos los documentos relacionados que sea necesario enviar junto con el fichero principal.

Para seleccionar dos o más documentos relacionados, se debe mantener oprimida la tecla Ctrl y con el cursor se seleccionan los demás documentos.

Athento también ofrece la funcionalidad de generar un enlace de entrega, es decir, una URL la cual va a poder ser enviada desde un correo electrónico personal o corporativo del usuario remitente y no ser enviado directamente desde el software. Una vez se hace clic en el botón "Generar enlace de entrega" aparece inmediatamente a la izquierda del botón "Enlace de entrega". Se debe hacer clic en el icono de los documentos para copiar dicho enlace.

Una vez completados los datos del formulario se hace clic en enviar. Una vez que hagas clic en Send, Athento enviará un email al usuario cuyo email se escribió en el formulario en el campo Email.

Si se ha generado el enlace de entrega, este se copia en el  cuerpo del mensaje de correo electrónico y se envía desde el email del remitente al usuario receptor.

Cada vez que enviamos uno de estos correos, se crea un registro de esta operación.

En el Status del envío, podremos comprobar si el documento:

• todavía no se ha aprobado o rechazado (se muestra un reloj)
• ha sido aprobado (se muestra un check)
• ha sido rechazado (se muestra una x)

En general, la información que muestra el registro de los emails de aprobación enviados, es la siguiente:

• Sender: usuario que envió el documento
• Recipient: usuario destinatario del documento
• Status: si el usuario ha aceptado o rechazado el documento recibido.
• Date: fecha en la que el usuario ha aceptado o rechazado el documento recibido.
• IP: IP desde la que el documento ha sido aprobado o rechazado.

¿Cómo recibe el usuario el documento?

Si el documento ha sido enviado directamente desde Athento, el destinatario del mismo, recibirá un correo como el que se muestra en la siguiente imagen:

Si por el contrario, el emisor ha generado el enlace de entrega y lo ha enviado desde su correo electrónico, el receptor deberá abrir el enlace en una nueva ventana.

En cualquiera de las dos opciones anteriores, el usuario receptor podrá acceder al documento sin necesidad de loguearse en la plataforma:

Podrá previsualizar el documento principal en la parte izquierda de la pantalla y los documentos relacionados enlistados en la parte derecha de la misma. Los botones de Aceptar o Rechazar el documento se encontrarán en la parte superior de la pantalla.

Una vez que el usuario haga clic en cualquiera de los botones, el usuario que envío el documento por email será notificado. Así mismo, el registro de document delivery se actualizará con lo que el usuario receptor haya indicado.

Prerequisitos

Para poder enviar un documento por email:

En el espacio a los que pertenecen los documentos, debe estar permitido el envío por email. Puede marcar este parámetro desde la administración del espacio si cuenta con permisos de administración de la misma.