Cómo configurar Athento para trabajar con Proyectos de Ingeniería – Athento

Athento es una plataforma de gestión documental y automatización de procesos empresariales que se adapta perfectamente a las necesidades de empresas de ingeniería y construcción. Su diseño flexible y su enfoque low-code permiten tanto a usuarios de negocio como a equipos técnicos configurar y personalizar procesos documentales, lo que resulta especialmente útil en entornos complejos y cambiantes como los proyectos de ingeniería.

La gestión y el control de documentos de ingeniería se pueden lograr combinados: formularios, bandejas, ciclos de vida, tareas (opcional), automatismos y notificaciones. A continuación se explica cómo usar cada uno de estos elementos en este proceso.

Configuración de formularios

Para cubrir el caso de uso de proyectos de ingeniería, se utiliza una entidad (formulario) Proyecto. Este formulario proyecto podrá tener campos como:

Codigo del Proyecto
Año Proyecto
Cliente
Gerencia
Jefe Proyecto

Y cualquier otro campo para almacenar información que resulte relevante en la gestión de proyectos de la compañía.

El formulario Proyecto se comporta como una carpeta, lo que, además de campos, le permite almacenar la documentación que se genera a lo largo de la vida del proyecto.

Los proyectos podrán estandarizarse de modo que siempre cuenten con la misma estructura de subcarpetas.

La estructura del Proyecto puede incluir diferentes subniveles, por ejemplo: En un primer nivel podemos tener subcarpetas como Comunicación, Estudio, Ejecución. Y si entramos al primer nivel en la carpeta Estudio, en un segundo nivel podemos tener otras subcarpetas para almacenar Planos, Informes, Fotos, etc.

Proyecto Fábrica de Pan en Málaga >> Estudio >> Planos

Para un mejor control, explotación de datos y recuperación de documentos, Athento permite etiquetar los documentos individuales con sus propios campos o metadatos. Se puede contar con un formulario auxiliar Documento Proyecto, con un esquema canónico de campos que sirvan para describir cualquier documento dentro de un proyecto.

Así, el Documento Proyecto puede almacenar información como:

Tipo de documento
Subtipo de documento
Año
Cliente
Codigo documento
Codigo Proyecto
Disciplina
Elaborador
Fecha fin
Fecha inicio

Algunos de estos datos se pueden heredar del proyecto, de modo que no tengan que ser rellenados cuando se cree un nuevo documento para el proyecto.

Athento no solo soporta documentos Word o PDF, sino que puede almacenar cualquier tipo de archivo y ofrece previsualización para formatos estándar de imagen, vídeos y planos.

Athento cubre el ciclo completo de los contenidos digitales, desde la captura y el almacenamiento hasta la automatización y el control de acceso. Esto significa que toda la documentación generada en un proyecto de ingeniería —planos, memorias técnicas, informes, contratos, certificados, etc.— puede ser centralizada, organizada y gestionada desde una única plataforma, sin necesidad de adquirir módulos adicionales.

Aprobaciones y revisión de documentos

La plataforma facilita la automatización de tareas repetitivas y la digitalización de flujos documentales, como aprobaciones, revisiones y firmas digitales. Esto es esencial en proyectos de ingeniería, donde los procesos suelen requerir múltiples validaciones y la colaboración de diferentes equipos.

Para los procesos de aprobaciones y revisiones, la plataforma ofrece potentes posibilidades:

Aprobación utilizando campos para asignar a elaboradores, revisores o aprobadores.

Ciclos de vida que permiten definir procesos de revisión y aprobación de documentos.

Tareas para añadir acciones o controles específicos o varias acciones dentro de un mismo estado del documento. Si existen reglas claras a nivel de revisión y aprobación de documentos, se pueden configurar para que las tareas se generen de forma automática.

Bandejas o colas: para que los usuarios tengan controladas en todo momento sus actividades y a qué deben prestarle atención. Ejemplos de bandejas pueden ser "Mis documentos pendientes de revisión", "Documentos aprobados", "Documentos que requieren ajustes", etc.