¿Cómo actualizar el ciclo de vida del documento padre si coinciden los datos en hijo y padre en Athento?

Caso de uso

En procesos de gestión documental, es común que la validación de información entre documentos relacionados sea un requisito para avanzar en el flujo de trabajo. Un escenario típico es el de la formación de empleados, donde existe un documento padre (por ejemplo, "Curso Realizado") y un documento hijo ("Evidencia Curso"). El objetivo es que, cuando se registre una evidencia y los datos clave (como fechas o identificadores) coincidan entre ambos documentos, el ciclo de vida del documento padre avance automáticamente a Cursado, reflejando que la formación ha sido completada correctamente.

Solución aplicada

Prerrequisitos

Para poder comparar los datos del hijo con los del padre, debes asegurarte de tener los datos en ambos documentos. Estos datos pueden ser extraídos de forma automática, semiautomática o puestos de forma manual. Extracción de datos y etiquetado de documentos o contenidos

Una vez que tenemos los datos, para automatizar la actualización del ciclo de vida del padre, puedes utilizar la operación estándar de producto op_change_related_lifecycle. Esta operación permite cambiar el estado del ciclo de vida de documentos relacionados de un tipo documental específico. El flujo recomendado es el siguiente:

1. Configura la operación

Instala la operación op_change_related_lifecycle en el espacio correspondiente. Puedes por ejemplo activar la extracción de datos y esta operación para que se ejecuten en la fase postload. Así, cada vez que se cargue un certificado o evidencia, la operación se ejecutará automáticamente.

2. Parámetros de la operación

• Destination lifecycle state: Indica el estado al que quieres que pase el documento padre, por ejemplo, "Cursado".
• Related form to update: Especifica el tipo documental o formulario del documento padre, por ejemplo, "Curso Realizado".

3. Añade la condición de coincidencia de datos

En la configuración avanzada de la operación, utiliza el campo Condition para asegurarte de que la operación solo se ejecute si los datos clave coinciden entre el documento hijo y el padre. Por ejemplo, para comparar la fecha de inicio:

fil.get_parent(unique=True).gmv("metadata.fecha_inicio_curso") == fil.gmv("metadata.fecha_inicio_evidencia_curso")

Puedes adaptar la condición para comparar tantos campos como necesites.

¿Cómo condicionar la ejecución de una operación?

4. Resultado

Cuando se cargue una evidencia o certificado y los datos coincidan, la operación cambiará automáticamente el estado del ciclo de vida del documento padre a "Cursado". Si los datos no coinciden, no se realizará el cambio de estado.

Ventajas de este enfoque

• Automatización del flujo de validación y aprobación.
• Reducción de errores humanos y mayor control sobre la coherencia de la información.
• Configuración sencilla y reutilizable para otros procesos similares.

Artículos Relacionados

• ¿Cómo cambiar el estado del ciclo de vida de documentos relacionados de cierto tipo documental?Revisado

   

• ¿Cómo condicionar la ejecución de una operación?