¿Cómo mover documentos a diferentes espacios de forma automática?

En ocasiones podemos necesitar mover o distribuir a otros espacios los documentos que entran en un espacio determinado, por ejemplo, cuando se requiere asignar a otros usuarios o, simplemente, catalogar o reorganizar los documentos. 

Podemos hacer estos movimientos de espacio utilizando la operación Change document to serie disponible en el Marketplace de operaciones.

Para indicar a qué espacio ha de moverse el documento, tenemos dos opciones:

• Indicar un espacio específico. Esto podemos hacerlo editando los parámetros de la operación y seleccionando en el campo Espacio (con clave serie) el espacio que deseamos que se mueva. 
• hacer que el movimiento a un espacio dependa del valor de un campo. Utilizaremos esta opción cuando existen múltiples espacios a los que puede querer moverse un documento.

Hacer que el movimiento a un espacio dependa del valor de un campo

Por ejemplo, si nuestra empresa tiene diferentes delegaciones y queremos que dependiendo del valor de un campo Delegación, se mueva al espacio de la delegación correspondiente, utilizaremos esta opción. Para configurar esta opción necesitamos un campo de tipo diccionario. En este diccionario pondremos los espacios a los que se puede mover el documento.

En Value tendremos las claves internas con las que identificamos las delegaciones y en Label, estarán los nombres de las delegaciones que serán aquellos que aparezcan en el desplegable. Una vez con el diccionario en este espacio. Solo tendremos que editar los parámetros de la operación y seleccionar en el campo Diccionario(con clave metadata_type_related_dictionary), el diccionario que queremos que dependa.

Una vez hecho esto, la operación dependerá de este campo seleccionado. Importante: la operación prioriza la selección de espacio, si hay un espacio seleccionado en los parámetros de la operación se moverá a ese espacio.

¿Cómo se puede utilizar la operación? 

 La operación puede ser utilizada desde estados del ciclo de vida o tras la validación del documento. También puede utilizarse en otras partes del procesamiento en el caso de que el espacio al que se deba mover el documento sea siempre el mismo.

Otros parámetros

Ademas la operación tiene algunas funcionalidades extra, que se puede marcar activando los parámetros de operación oportunos:

• change_related: si se activa, se moverán también todos los documentos relacionados
• reset_state: si se activa, se reiniciara el estado del ciclo de vida activo
• run_postload_on_destination: si se activa, se ejecutaran las operaciones postload del espacio al que se ha movido.