¿Cuál es la mejor práctica para indizar los documentos corporativos?

Existen muchas estrategias a la hora de indizar documentos. En Athento, la indización se lleva acabo mediante Formularios y sus Campos (metadatos).

Es posible utilizar múltiples formularios que correspondan con las tipologías de documentos con las que trabajamos (contratos, notas simples, DNIs, escrituras, etc.). Para cada uno de esos formularios podemos definir campos que alberguen información específica sobre dichos documentos. Por ejemplo, para una nota simple podemos querer almacenar el número de referencia catastral.

Sin embargo, no siempre es posible definir formularios para todos los tipos de documentos que se manejan al interior de una compañía. Además, normalmente existe información que queremos almacenar para todos los documentos de la empresa. Si se presentan estas circunstancias, una buena estrategia es usar un formulario canónico.

Formulario canónico

Un formulario canónico es un formulario que contiene información genérica que nos permite catalogar y encontrar cualquier documento de la organización. Dependiendo del negocio del cliente, los campos de un formulario canónico pueden variar, pero por poner un ejemplo, algunos campos que podría contener un formulario canónico serían:

• Fecha de origen del documento
• Origen de 
• Tipo de documento
• Proceso al que pertenece
• Fecha de fin de vigencia
• Ubicación
• Número de caso / Número de contrato / Número de cliente / Producto, etc.

La idea de tener este formulario es la de garantizar que toda la documentación en el gestor documental contenga una información mínima que permita su rápida ubicación y explotación. Dicho de otra manera es el conjunto de metadatos comunes para todos los tipos documentales y será la plantilla que aplicará sobre todos los tipos de contenido. 

De forma general, suele haber un canónico para los expedientes y un canónico para los documentos simples, aunque podría trabajarse solo con un único formulario para todo.

El formulario canónico:

• simplifica y facilita la consulta y recuperación de documentos.
• permite la carga rápida de documentos, ya que no hay que indicar formularios específicos al cargar la documentación.
• es muy recomendable cuando se trabaja también con integraciones con otras aplicaciones.

Otras estrategias 

Otra estrategia de indización que se puede seguir en Athento es utilizar diferentes formularios para almacenar las distintas entidades documentales, pero que todos los formularios contengan un set mínimo de campos que permitan describir y recuperar cualquier documento. 

Athento permite tener una biblioteca de campos que se pueden reutilizar en todos los formularios. 

Esta práctica nos permite almacenar información general para todos los documentos e información particular que dependa de la tipología de las entidades.

La elección de la mejor estrategia va a depender de las necesidades de negocio, en cualquier caso, siempre deberían existir unos campos o metadatos mínimos obligatorios para describir la documentación corporativa.