¿Pueden dos usuarios trabajar sobre un mismo documento a la vez?

A continuación detallamos algunas de las funcionalidades del producto que permiten a los usuarios trabajar de forma colaborativa sobre un documento.

Edición del documento mediante integración con Office365 o GoogleDrive

Athento ofrece varias opciones para que los usuarios puedan trabajar de forma colaborativa sobre un mismo documento. Si tienes integrada la solución con Office365, los usuarios de tu compañía pueden editar documentos en línea de manera simultánea a través de OneDrive. Por defecto, cuando un usuario edita un documento, este se almacena en su espacio personal de OneDrive, pero puede compartirlo con otros usuarios para permitir la edición colaborativa en tiempo real. Además, es posible configurar la integración para que los documentos se almacenen en un espacio compartido de OneDrive, lo que facilita que varios usuarios editen el documento al mismo tiempo sin necesidad de compartirlo individualmente. Esta opción es ideal cuando se requiere que grupos de usuarios tengan acceso y permisos de edición sobre un conjunto de documentos. 

Athento también tiene integración con GoogleDrive, y permite vincular un documento en Athento a su versión editable en GoogleDrive de modo que los usuarios puedan editarlo de forma colaborativa en aplicaciones como GoogleDocs o GoogleSheets.

 Integración con Office365.

¿Cómo vincular un registro en Athento con un documento en Google Drive?

Saber si hay otros usuarios accediendo al mismo documento

Athento facilita la colaboración y el control de acceso sobre los documentos, permitiendo a los usuarios identificar fácilmente si hay otros usuarios conectados o trabajando sobre el mismo documento. Cuando accedes a un documento, en la parte superior derecha de la pantalla podrás visualizar los avatares de hasta cinco usuarios que están viendo el documento en ese momento. Al situar el cursor sobre el avatar de un usuario, podrás ver su nombre. Esta funcionalidad permite tener visibilidad en tiempo real sobre la concurrencia en la edición o revisión de documentos. ¿Cómo puedo saber que usuarios están viendo un documento?

Acceso y/o permisos de edición dinámicos en un proceso 

Cuando varios usuarios intervienen en un proceso de elaboración de un documento, puede ser útil bloquear o limitar de forma temporal el acceso de los usuarios mientras alguien está trabajando en el documento. Las capacidades de edición de los usuarios pueden ir variando dinámicamente dependiendo del paso del flujo de trabajo en el que se encuentren. En este sentido, Athento ofrece las siguienets opciones:

• Botones para bloquear/desbloquear el documento: Desde el documento en Athento, el documento se puede marcar como bloqueado, para que mientras esté bloqueado, no pueda ser editado. El usuario que va a trabajar en el documento puede bloquearlo, de modo que nadie más pueda hacer cambios hasta que él tenga lista su versión. Una vez suba su versión, puede desbloquear el documento. Esto es útil, por ejemplo, cuando se hace la edición offline. Check-in y Check-out de documentos.
• Operaciones para  bloquear/desbloquear el documento: la funcionalidad anterior puede usarse de forma automática con operaciones que se ejecuten por ejemplo a lo largo de un ciclo de vida. 
• Asignación dinámica de permisos: Athento permite gestionar los permisos de acceso a documentos de forma dinámica. Esta flexibilidad es especialmente útil en escenarios donde el acceso debe ser controlado en función de condiciones específicas, como el valor de un campo, el estado del documento o la pertenencia a un grupo.
  ¿Cómo se actualizan masivamente los permisos en espacios que tengan configurada la asignación de permisos por objeto?
• Mover de forma dinámica los documentos a otros espacios con configuraciones de permisos diferentes de manera que con el movimiento algunos usuarios pierdan o ganen acceso a los documentos. ¿Cómo mover documentos a diferentes espacios de forma automática?
• Colas y campos para marcar documentos en los que se está trabajando: Se pueden utilizar campos de tipo usuario que permitan a los usuarios asignarse un documento. Estos campos en los documentos combinados con la funcionalidad de colas o bandejas de trabajo, pueden hacer por ejemplo que una vez que el usuario sea asignado mediante un campo, el documento salga de una bandeja general para pasar a la bandeja específica del usuario. ¿Cómo utilizar un campo para asignar un documento a un usuario?