Integración con Office365

Athento permite usar Office365 para su previsualización y edición desde la propia interfaz del producto.

Una vez configurada la integración a nivel de Team, la previsualización de documentos con Office365 será automática siempre que en la configuración del espacio hayamos habilitado la opción de Subir a OneDrive.

La autenticación en OneDrive el punto inicial para poder trabajar con documentos de Office365 y por ello, cuando accedemos a un documento y tenemos la posibilidad de visualizarlo y editarlo con Office365, el propio previsualizador nos informará de que conectemos a OneDrive.

Cuando un documento está disponible en OneDrive, el previsualizador de Athento lo renderizará —siempre que tenga permisos para visualizarlo en Office365—. Además se visualizará botones, de recarga, edición y desvinculación en la parte superior del previsualizador.

Actualizar el documento en Athento una vez editado en Office365

Para editar un documento de Athento en Office365 debemos pulsar el el botón de Editar en Office365 del toolbar del previsualizador. Abrirá una nueva pestaña con el documento disponible para la edición.

Una vez editado el documento en Office365, podrás sincronizar el documento en Athento, pulsando en el botón de recargar del toolbar del previsualizador de documentos. Este elemento permite previsualizar y descargar el contenido actual del archivo de Athento, con lo cual sincronizará cambios editados en Office365 de forma automática. El documento permanece vinculado en Drive para que aún pueda editarse de manera colaborativa, en caso de que quieras eliminar el documento debes pulsar el ícono Detach en el toolbar.

Con el botón de desvincular documento, podrá desvincular el documento de OneDrive a Athento.

¿Cómo funciona la edición en línea?

Por defecto, la integración funciona de forma que el documento para ser editado se almacenará en el espacio personal de OneDrive del usuario.

Cuando el usuario solicita la edición del documento, por defecto, se almacenará en el espacio personal del usuario en OneDrive para ser editado lo que significa que ese documento, únicamente podrá ser editado por el usuario.

Cuando finalice la edición del documento, el mismo se actualizará en su versión en Athento de forma automática.

Importante: Los documentos al estar almacenados en el espacio personal del usuario, la recomendación es que cuando terminen de realizar la edición del documento y vean actualizada la versión en Athento, realicen la desvinculación del documento en OneDrive.

En caso de ser necesario, es posible realizar una configuración para que los documentos sean almacenados en el espacio compartido de One Drive definido.

¿Cómo puedo realizar la edición en línea del documento por varias usuarios diferentes?

Para que varios usuarios puedan editar el documento desde OneDrive, como por defecto la integración almacena el documento en su espacio personal, deben compartir el documento con las personas que requieran editar el documento.

De esta forma, al compartir el documento con otros usuarios, podrán realizar la edición en línea sobre el mismo documento.

Si no quiero compartir el documento con otros usuarios, ¿cómo se puede editar el documento por varios usuarios?

Si no se desea compartir con otros usuarios el documento, la edición del documento deberá ser escalonada, es decir, que primero deberá editarlo un primer usuario y cuando éste termine su parte de la edición, podrá entrar al documento en Athento el siguiente usuario y lo verá actualizado con los cambios realizados por el anterior (este tiempo de sincronización puede durar unos minutos) y realizará la edición del documento siguiendo los pasos iniciales indicados en el artículo.

Es importante que cuando un usuario finalice la edición, realice la desvinculación del documento en OneDrive para que no se  queden versiones almacenadas en este espacio.

¿Qué otras opciones permite la integración para la edición en línea por varios usuarios en el mismo momento?

En este sentido, la integración permite realizar una configuración para que los documentos que se requieran previsualizar o editar en OneDrive no se almacenen en los espacios personales de los usuarios. La integración habría que configurarla con un ID Site en OneDrive y en ese Site (como un team específico de OneDrive) darles permisos en OneDrive a los usuarios que podrán acceder a la edición de esos documentos.

Esta opción permite la edición en línea por varios usuarios sin necesidad de compartir el documento de forma específica y lleva una gestión del permiso del Site en el propio OneDrive. Está más enfocada para los casos en los que los permisos a los documentos no sean muy variables ya que todos los usuarios podrían ver en el espacio de OneDrive los documentos que estén sincronizados.

En cualquier caso siempre recomendamos que una vez finalizada la edición del documento, se desvincule el documento para que la copia generada en OneDrive desaparezca.