¿Cómo aplicar políticas de retención sobre documentos?

Athento nos permite programar acciones sobre los documentos de un determinado formulario de documento o tipo documental, una vez que cumplan su vigencia.

Para configurar nuestras políticas de retención asociadas a un determinado formulario, debemos ir a la administración del formulario o tipo documental.

Una vez allí, hacemos clic sobre la pestaña Políticas de Retención o Retention Policies.

Acciones disponibles sobre el documento

Una vez cumplido el tiempo que determinemos, los documentos que pertenezcan al formulario para el que definimos las políticas de retención, pueden:

• Ser convertidos en registros. Para ello, debemos usar la opción Days to Lock o días para bloqueo. Esta opción, hace que pasado un determinado tiempo, los documentos se bloqueen y ya no puedan ser modificados. 
• Ser enviados a la papelera. En este caso, debemos elegir la opción Days to trash o días para eliminar. Una vez cumplido el plazo, los documentos serán enviados a la papelera de la serie, desde donde un usuario administrador de la serie podrá recuperarlos de ser necesario.
• Ser eliminados de forma permanente. En este caso, los documentos son borrados de forma permanente del sistema, sin posibilidad de recuperación. Este es un borrado físico. Si queremos borrar de forma permanente nuestros documentos una vez transcurrido cierto plazo, elegiremos la opción Days to purge o días para eliminación permanente.

¿Cómo se calcula el periodo para aplicar la política de retención?

Se calcula en función de dos valores. Una fecha asociada al documento o fecha de referencia y un número de días asociados a la acción que queremos ejecutar.

 En la captura de ejemplo, una vez se activen las políticas de retención, los documentos serán eliminados de forma permanente cuando pasen 180 días  a partir de su fecha de creación.

*Si queremos que alguna política no se aplique, dejamos el valor que viene por defecto en la acción.

Activar una política de retención

Una vez configure el tiempo que debe pasar para que se ejecuten las acciones automáticas y la fecha a partir de la cual se contarán los días, haz clic en guardar o Save y activa la política haciendo clic en el switch State o estado.

Marcar documentos como expirados

Es posible también definir reglas para marcar nuestros documentos como expirados transcurrido un tiempo.

Consulte la documentación de esta funcionalidad.