Taxonomía documental sector bancario

En este artículo se detalla la taxonomía documental propuesta, basada en la experiencia e implementación en Athento en clientes del sector bancario.

Dentro de la  taxonomía, recomendamos crear en la plataforma teams, espacios, tipos documentales y metadatos, entre otros.

1. Teams, espacios y tipos documentales

Inicialmente se deben definir los teams con sus respectivos espacios, en los cuales se detallará la tipología documental utilizada para cada proceso. 

A continuación se detallan cuales corresponden a aquellos más relevantes y genéricos, para Athento. Esta taxonomía es una propuesta y cada cliente puede adaptarla acorde a la necesidad del negocio y procesos. 

Cada uno de estos tipos documentales dependerán de la solicitud detallada al cliente, en Athento es posible solicitar dichos documentos y qué estos sean clasificados directamente por la plataforma. 

2. Metadatos transversales o canónicos

Dentro de la plataforma deben existir metadatos clave qué deben estar en los documentos, de tal forma que sea transversal y con ellos se pueda identificar fácilmente al cliente, proceso o aquellas características de gran relevancia para el Banco de manera global. 

Los metadatos propuestos por Athento son:

• Tipo y número de identificación
• Tipo de cliente:  es el segmento o categoría al qué petenece jurídico, natural, pyme, S.A.S. Etc.
• Fecha de creación del documento: Es un atributo generado automáticamente desde Athento.
• Número de solicitud/contrato
• Tipo documento
• Titulo Documento
• Id documento: Nombre interno en el gestor.
• Descripción documento
• Id Proceso: corresponde a un identificador del proceso, código que debe especificar el proceso que envía o gestiona el documento. Para el caso bancario puede ser el Id del producto.
• Fecha inicio de vigencia
• Fecha fin de vigencia
• Versión documento: Esta versión la genera automáticamente, sin embargo puede utilizarse un metadato especifico. 
• Empresa : (Aplica para el caso qué el Banco tenga varias filiales o empresas relacionadas).

3. Carpeta única del cliente

La carpeta única del cliente tiene como objetivo principal centralizar la información relevante sobre cada cliente en una entidad única. Esta carpeta incluirá datos básicos esenciales, tales como: nombre, identificación, teléfono y correo de contacto, y demás metadatos qué se consideren relevantes para la gestión del cliente.

Adicionalmente, la carpeta del cliente servirá para relacionar toda la documentación radicada en el gestor por el cliente, utilizando el tipo y número de identificación como llave principal. Esto garantizará que toda la información esté organizada y fácilmente accesible, independientemente de su ubicación dentro de Athento.

Esta funcionalidad se realiza a través de la operación "Crear o enlazar expedientes" (op_link_or_create_expediente) disponible en la biblioteca de automatización.

El documento se vinculará a un expediente ya existente, y en caso que no exista, se creará un nuevo expediente vinculado con el documento.