¿Cómo crear, configurar y ejecutar un conjunto de operaciones sobre un grupo de documentos?

Puedes ejecutar a demanda automatismos sobre documentos desde el Admin Toolbox.

Desde aquí podrás crear Bulk works, o trabajos masivos que se aplicarán sobre los documentos que cumplan un filtro determinado. 

Paso 1. Crear un Bulk work

Para crear un Bulk work ve al Admin Toolbox. Una vez allí, haz clic en el botón New Bulk Operation.

En el cuadro de diálogo, escribe el nombre que le quieres dar al Bulk work y haz clic en guardar.

Una vez creado el Bulk work,  se accederá directamente a su configuración.

Paso 2. Configurar el Bulk work

2.1 Configurar el filtro de documentos

Primero, hay que configurar el filtro que seleccionará los documentos sobre los que se ejecutará el conjunto de operaciones o automatismos. Puedes configurar el filtro de la misma manera en que lo haces cuando utilizas la búsqueda avanzada.

Para comprobar los resultados del filtro, utiliza el botón "Previsualizar documentos".

2.2 Configurar las operaciones y su orden de ejecución

Para configurar las operaciones o automatismos, debes elegir primero en qué espacios están las operaciones que quieres ejecutar.

A continuación, selecciona en el selector el automatismo u operación que quieres utilizar. Sólo aparecerán como opciones los automatismos que tengas activos en los espacios seleccionados.

Si necesitas aplicar varios automatismos a la vez, añadelos haciendo clic en el botón para "Añadir operación". Las operaciones se ejecutarán en orden descendente, justo como se están mostrando. 

Una vez configuradas las operaciones, haz clic en guardar.

Paso 3. Programar el bulk work para su ejecución

3.1 Probar el Bulk work

Es posible probar el conjunto de operaciones configurado haciendo clic en "Probar ejecución". Las pruebas ejecutarán los automatismos sobre dos documentos de muestra.

En el cuadro de diálogo aparecen los dos documentos sobre los que se probará el conjunto de operaciones. Confirma la ejecución haciendo clic en el botón.

Puedes hacer clic en los documentos para abrirlos.

3.2 Programar el conjunto de operaciones para su ejecución

Una vez terminada la configuración y las pruebas, utiliza el botón "Programar ejecución" para que se ejecute el Bulk work.

Ten en cuenta que las operaciones no empezarán a ejecutarse inmediatamente, existe un proceso que se activa periódicamente y que se encarga de ejecutarlas. Puedes consultar su estado desde el Admin Toolbox.

Pausar el bulk work

Se puede pausar la ejecución programada en cualquier momento.

Si el conjunto de operaciones no se está ejecutando, simplemente saldrá de la cola de ejecución.

Si el conjunto de operaciones se está ejecutando en ese momento, se interrumpirá el proceso, en dicho caso se avisará de que las operaciones se están ejecutando en ese momento.