¿Puedo editar documentos en Athento de forma masiva?

Sí, Athento te permite editar documentos de forma masiva: hacer cambios de estado masivos o editar metadatos de un grupo de documentos en bloque.

Esta funcionalidad está disponible desde la administración del formulario o tipo documental en la pestaña Documents.

Esta pantalla agrupa todos los documentos que pertenecen a un tipo documental o formulario, independientemente de la serie en la que se encuentren (siempre que el usuario tenga permisos de lectura a la misma).

En esta pantalla, tienes además disponibles todos los metadatos del formulario o tipo documental, que pueden mostrarse como columnas en el listado de documentos.

Por defecto, solo se muestran las columnas Document (título del documento), Status (estado de procesamiento) y Lifecycle state (estado del ciclo de vida). Para que se muestren en el listado, haz clic sobre el nombre del campo que quieres mostrar como una columna.

¿Qué cosas puedo hacer desde la pestaña de documentos?

Buscar y filtrar

En la parte superior de la lista de documentos, puedes indicar qué valores de campos quieres que cumplan los documentos que se muestran en el listado.

Para buscar y filtrar, coloca los valores en los diferentes campos por los que quieres filtrar, y haz click en Filter documents.

A continuación, los documentos se filtrarán por los criterios elegidos.

Puedes así mismo, copiar cualquier valor de campo que necesites, poniendo el cursor sobre el valor que quieres copiar y haciendo clic sobre el icono copy.

Haciendo clic en el nombre o título del documento, puedes también abrirlos para visualizar sus contenidos.

Editar documentos en bloque

Para editar un grupo de documentos, primero filtra los documentos que quieres editar. Utiliza los campos para encontrar el grupo de documentos que cumple con tus requisitos. 

A continuación, haz clic sobre los documentos que quieras editar. Para seleccionar varios debes hacer clic sobre el primer documento del grupo y, manteniendo presionada la tecla mayúscula (SHIFT), hacer clic sobre el último.

A continuación, haz clic sobre el botón Edit.

Un popup con todos los campos del formulario se abrirá.

Edita los valores de metadatos que quieres cambiar en el grupo de documentos seleccionados y haz clic en Update.

A continuación se realizarán los cambios.

NOTA: No es recomendable utilizar esta edición masiva para más de 300 documentos. En función de la cantidad de columnas y tipo de datos, será recomendable utilizar la modificación mediante la Importación CSV.

Exportar en Excel el listado de documentos filtrados

Haciendo clic en el botón Excel, puedes descargar el listado de los documentos filtrados.

Es importante tener en cuenta que esta funcionalidad no está pensada para la descarga ingente de datos.