Athento permite configurar la exportación masiva de documentos y metadatos, en este artículo, detallamos el proceso a seguir para la descarga masiva de documentos, definiendo un filtro determinado.
Configuración de exportación masiva
1. Acceder a la pestaña Reports and Exports
2. Seleccionar la pestaña Massive export
3. Seleccionar el botón Create export e indicar el nombre de la exportación
4. Acceder a la exportación para proceder a su configuración
5. Configurar el filtro para indicar al sistema los documentos que queremos exportar
A continuación se detalla los pasos para configurar el filtro.
5.1 Indicar si queremos exportar sólo datos o datos y documentos, para ello, debemos tener en cuenta el check "Export files?"
Si queremos exportar datos y documentos (binarios), debemos marcar el check.
5.2 El siguiente paso, es configurar el filtro para la descarga. Para ello, posaremos cursor del ratón sobre la zona que se indica en la siguiente imagen y se mostrará las opciones para añadir el filtro.
5.3 Seleccionar +Add rule
5.4 Se mostrará un desplegable con las opciones que se permiten para filtrar en estos momentos.
5.5 Seleccionar el primer filtro, por ejemplo por espacio
5.6 Posar el cursor del ratón nuevamente en la zona indicada a continuación y seleccionar +Add rule para añadir un segundo filtrado, por ejemplo, por Tipo Documental.
5.7 Seleccionar la condición and u or para que aplique el filtro.
5.8 Guardar los filtros configurados, con el botón Guardar
6. Lanzar la descarga de nuestra exportación
Para lanzar la descarga, una vez se finalice con el filtrado deseado, se deberá seleccionar el botón Request export
Acceso a la exportación solicitada
Una vez lanzada la exportación, el sistema informará al usuario que no se pueden realizar otras solicitudes porque hay otra en proceso. Es decir, hay un control para que la misma exportación no se pueda lanzar varias veces.
Podrá ver el estado de la solicitud desde Export history. El sistema informará del estado de la misma.
Los procesos de exportación, se lanzan en horario no laboral (por la noche) ya que se trata de procesos pesados que no pueden ser lanzados en cualquier momento.
Es decir, si solicito una exportación, hasta el día siguiente no lo tendrá disponible para su descarga.
Para activar la exportación debe activarse el comando export_generate_export_zip en la zona avanzada aseadm/config/crontabconfig/ con la frecuencia de una hora no laboral
Para acceder a la exportación, deberá acceder a la exportación configurada y cuando esté finalizada, en la zona Export history, el estado aparecerá Finished y con la opción de descargar el .zip con todos los documentos y csv con los datos.
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