Athento permite enviar un correo electrónico que contenga el documento o información sobre el documento desde el que ejecutamos la operación. Puedes usar esta funcionalidad instalando en el espacio la operación "Send document and metadatas by email". ¿Cómo activar operaciones en un espacio?
Tras la instalación, debes configurar la operación o tarea de automatización. Los parámetros mínimos para el funcionamiento de la operación son:
- Send to: Aquí puedes escribir un correo o varios. Para indicar más de un correo, sepáralos por comas (,). Aquí también puedes poner un metadatatype en caso de que el correo se encuentre en un campo del documento desde el que ejecutas la operación.
- Notification Template: indica el nombre interno de la plantilla de notificación. Nociones básicas para crear una Notification Template (Plantilla de Notificación)
Otras opciones de envío son:
- Sent to metadata user: úsalo cuando quieras que el documento se envíe a un usuario del sistema que selecciones desde un campo de tipo usuario en el documento desde el que ejecutas la operación. Indicar el nombre interno del campo tipo usuario. Para indicar mas de un campo, hacer la separación por medio de coma (,).
- Send to groups: úsalo cuando quieras que el documento se envíe a un grupo de usuarios del sistema que selecciones desde un campo de tipo grupo en el documento desde el que ejecutas la operación. Indica el nombre interno del campo tipo grupo o grupo.
- Enviar a un correo que se encuentre en otro documento: en ese caso, necesitas que el documento desde el que se ejecuta la operación tenga un campo de tipo File para relacionar ambos documentos. Tendrás que configurar 2 parámetros:
- Send to: aquí indicas el nombre del metadato de tipo File del cual se va a ir a buscar el metadato email.
- Metadata file metadata email: aquí va el campo en el que se encuentra el email.
También puedes utilizar los siguientes parámetros para personalizar tu envío:
- Notification date metadata: aquí puedes indicar el metadatatype de un campo de tipo fecha en el que se guardará la fecha del envío.
- Send as attachment: si marcas este parámetro, el documento principal o binario, se adjuntará al email.
- Send related as attachments: en este caso, se envían como adjuntos todos los documentos relacionados.
Para terminar la configuración de tu automatismo, haz clic en guardar y configura la fase de la operación de acuerdo a las necesidades de envío de la notificación.
Nota: El tamaño máximo permitido de los archivos que se adjuntan al correo se encuentra establecido por defecto con un valor de 500 MB. Dicha configuración, que se encuentra bajo el nombre MAX_ATTACHMENTS_SIZE, se puede modificar únicamente con acceso al servidor donde Athento se encuentra instalado, por lo que en caso de ser necesaria su modificación, probablemente deba solicitarlo por soporte.
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