¿Cómo se organiza la información en Athento?

Athento puede adaptarse a cualquier estructura de información que tenga una organización. Para ello, utiliza algunos elementos clave: equipos (teams), espacios, formularios y campos. A continuación, se explica cómo funciona cada uno y cómo se relacionan entre sí.

1. Equipos (Teams)

Un equipo en Athento es una agrupación que puede representar una compañía, un área, un departamento, un proceso de negocio, etc. Los equipos permiten separar y gestionar de forma independiente la información, los usuarios y las configuraciones asociadas. Cada equipo puede tener sus propios espacios, usuarios y reglas de negocio.

Multi-tenancy: Los equipos permiten implementar escenarios multi-tenancy, es decir, separar los datos y procesos de diferentes entidades dentro de una misma instancia de Athento. Por ejemplo, diferentes sociedades de un grupo empresarial, sedes en distintos países o procesos independientes como gestión comercial y facturación

2. Espacios

Dentro de cada equipo, los espacios son contenedores lógicos que agrupan documentos, formularios y configuraciones relacionadas. Los espacios pueden representar proyectos, áreas funcionales, tipos de documentos o cualquier otra clasificación relevante para la organización.

Los espacios pueden tener formularios por defecto, restricciones sobre qué formularios pueden usarse y otras reglas para controlar la organización y el flujo de los documentos.

3. Formularios

Los formularios (o tipos documentales) son plantillas que definen los metadatos o campos que describen cada tipo de documento. Permiten capturar información estructurada y contextualizar los documentos. Además de los campos, los formularios permiten potentes configuraciones, algunas se describen a continuación.

• Ciclos de vida: Son los estados por los que puede pasar un documento de un formulario o tipología. Un formulario puede tener un ciclo de vida principal y otros ciclos de vida paralelos.
• Formularios globales: Se pueden configurar formularios como globales para ser utilizados en espacios de diferentes equipos, facilitando la reutilización y estandarización de la información en toda la organización.
• Formularios carpeta (folderish): Athento permite visualizar formularios como carpetas, ideales para gestionar expedientes o conjuntos de documentos relacionados.
• Formularios públicos: Es posible publicar formularios para que usuarios externos puedan subir documentos o rellenar información sin autenticarse en la plataforma, lo que facilita la colaboración con clientes o proveedores.

4. Campos

Los campos permiten almacenar datos asociados a un documento. Athento soporta un conjunto variado de tipos de datos, y los usuarios pueden crear los campos desde la interfaz del producto y en tiempo real.

Los campos son clave en Athento, porque permiten la recuperación de documentos independientemente de su ubicación física, así como la explotación de datos de los documentos almacenados en Athento. 

5. El documento

El documento es la "unidad documental básica". Aunque en Athento se llaman documentos, se utilizan para almacenar:

• Registros: solo valores de campos.
• Archivos binarios: PDF, Words, Vídeos, Fotografías, Excels o cualquier formato.
• Campos y archivos binarios: metadatos y un binario principal.
• Carpetas o expedientes: un documento en Athento puede representar un expediente o carpeta, tener campos y contener a su vez otros documentos.

6. Relaciones entre documentos

Pueden definirse relaciones o hipervínculos entre documentos en Athento. Las relaciones pueden ser jerárquicas, por ejemplo, un elemento puede contener a otro (relación padre a hijo), estar contenido en otro (relación hijo a padre) o ser relaciones horizontales no vinculadas a ninguna jerarquía. 

Jerarquía y relación entre los elementos básicos de Athento

Un documento siempre tendrá asignado un formulario y estará ubicado dentro de un espacio. El espacio, a su vez, pertenece a un equipo o team.

Jerarquía: La estructura básica es Equipo > Espacio > Formulario > Documento. Esta jerarquía permite una organización clara y escalable de la información.

Navegación: Athento soporta la navegación jerárquica de los espacios y las carpetas, subcarpetas y documentos que contienen. Athento recomienda a las organizaciones plantear su estructura organizacional con base en campos o metadatos, antes que en carpetas, pues los campos les darán la posibilidad de agrupar documentos de forma dinámica por diferentes criterios, así como encontrar la información de forma más rápida.