Información necesaria para configurar la obtención de documentos desde un buzón de correo

Athento es capaz de conectarse a un buzón de correo y leer directamente de él los mensajes de correo, así como los adjuntos, e incorporarlos al sistema.

Para configurar esta monitorización del buzón ve a la pestaña Integraciones del espacio en el que quieres crear los documentos.

En el panel Integración con Email, selecciona "Añadir nueva integración":

Athento te pedirá la siguiente información:

Tipo: existen dos tipos de configuraciones, la por Defecto que puedes usar para cualquier cuenta de correo y la opción de Gmail, específica para configururar cuentas de Gmail.

Dirección del servidor: servidor de correo IMAP o POP, accesible desde internet o, al menos, desde las IP's de los servidores de Athento. El servidor debe indicarse con el siguiente formato:

PROTOCOL://SERVER_NAME:PORT_NUMBER

Donde SERVER_NAME y PORT_NUMBER deben ser reemplazados por el nombre del servidor y el puerto. PROTOCOL debe reemplazarse por imap+ssl:// o pop3+ssl://

Usuario y contraseña: credenciales para conectarse al buzón de correo.

Esta información será utilizada por una tarea programada en el sistema de gestión de documentos
para conectarse al servidor de correo y descargar los correos electrónicos de esa cuenta. Los correos electrónicos se cargarán en Athento y los archivos adjuntos se vincularán a cada correo electrónico.

Editar la configuración de un buzón de correo

Para editar la configuración de tu buzón de correo, debes darle a opciones y seleccionar "Editar integración de correo".

IMPORTANTE:

Los correos electrónicos se borrarán del servidor en cuanto se descarguen en Athento.
En la versión actual de producto, para que se realice la carga automatizada de
emails cada cierto tiempo, se debe recurrir al equipo de soporte para que efectúe
algunas configuraciones extra.

Resolución de problemas

¿Por qué no recibo correos en el espacio tras realizar la conexión?

En el espacio, la opción Load Documents (Cargar documentos) debe estar activa.

La carga de emails se realiza mediante la ejecución automática de un comando. Verifica que el comando se encuentra instalado y activo. ¿Qué comandos puedo configurar en Athento?

Recomendaciones

• Las frecuencias recomendadas para los buzones dependen del volumen de documentos y oscilan entre 1,3, 5 minutos.
• Para un buzón que maneje un alto volumen de documentos, la recomendación es configurar la frecuencia de procesamiento cada minuto (1 min).
• Importante. Es posible que dado el volumen de correos, la descarga de los mismo se encole, con lo cual se puede experimentar un mayor tiempo para visualizar los documentos en Athento.