Gobernanza del gestor documental

Athento recomienda a sus clientes disponer de un responsable o equipo responsable de la gobernanza del gestor documental.

Entre las actividades de gobernanza del gestor documental están:

1. Definición y mantenimiento de la organización de la información en los diferentes equipos, espacios, etc.
2. Definición y mantenimiento de la especificación de tipos de formularios.
3. Definición y mantenimiento de los grupos, permisos, etc.
4. Traslado de instrucciones a los diferentes usuarios, integradores, etc. del gestor documental tales como políticas básicas, uso homogéneo del gestor documental, etc.
5. Traslado de instrucciones a los diferentes usuarios sobre seguridad, tales como tipología de información que se puede almacenar, uso obligatorio de MFA, etc.
6. Asegurar el correcto uso del servicio de soporte de Athento. 

Se recomienda también, contar con una persona o equipo que lidere y coordine las iniciativas internas de cambios, nuevos proyectos, integraciones, etc. 

Las personas dedicadas a la gobernaza del gestor documental, deben conocer las capacidades de la aplicación en general, así como la estructura y organización de la información adoptada para el caso específico de su empresa. Esto les ayudará a ofrecer soporte interno a sus usuarios, evitar incidencias o modificaciones innecesarias en el futuro y, sobretodo, a sacarle el mayor provecho posible a la plataforma. 

Athento cuenta con extenso material  para ayudar a la formación de estas personas o equipos:

• Cursos del producto disponibles en Athento University.
• Documentación del producto.