Cuando un cliente tiene configurados permisos por objeto, el sistema aplica un mecanismo de optimización de rendimiento en búsquedas, esto aplica en la búsqueda avanzada y en la búsqueda por formulario.
Este mecanismo consiste en establecer un límite máximo de documentos a listar a los usuarios con el objetivo de que el sistema no tenga que comprobar los permisos de todos los documentos existentes cada vez que el usuario acceda a la búsqueda, si no que lo realizará conforme se vaya aplicando un filtro que permita al sistema acotar esa búsqueda.
Por defecto, este límite está configurado en 1000 documentos.
¿Cómo funciona este límite?
El sistema selecciona inicialmente los primeros 1000 documentos que cumplen con los criterios generales de la búsqueda. Si no hay filtro aplicado, lo hará por los primeros 1000 documentos más recientes.
A partir de esos 1000 documentos, se aplican los permisos del usuario.
Al usuario solo se le muestran los documentos sobre los que tiene permiso, dentro de ese conjunto inicial.
Ejemplo
El límite de búsqueda es de 1000 documentos.
Dentro de esos 1000 documentos, el usuario solo tiene permisos sobre 15 documentos.
Al acceder a la búsqueda, sin aplicar ningún filtro, el usuario verá 15 resultados.
Cuando el usuario aplique filtros adicionales, el número de documentos mostrados se irá ampliando conforme ese filtro aplique a los documentos sobre los que tenga permisos.
¿Significa esto que el usuario no puede encontrar todos sus documentos?
No, el usuario siempre podrá localizar los documentos a los que tiene acceso, solo tendrá que aplicar un filtro que englobe al documento o conjunto de documentos que desea localizar.
Para ello, se recomienda aplicar filtros más específicos, como por ejemplo:
Espacio
Formulario
Rango de fechas
Metadatos o campos específicos del documento
Motivo de esta limitación
Este límite existe para garantizar un rendimiento óptimo del sistema, especialmente en entornos con grandes volúmenes de documentación y permisos por objeto complejos.
Aviso importante
⚠️ Esta limitación no es aplicable a los usuarios con rol de Super Admin ni a los administradores del team, quienes no están sujetos al límite de 1000 documentos en las búsquedas.
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